أدوات حل الصراع في المشاريع  Conflict Resolving Techniques in Projects

هناك طرق عديدة لحل الصراع في المنظمات بشكل عام ولكن أفضل الطرق لحل الصراع في منظمات المشاريع تحديداً هي: التفاوض Negotiation والشراكة  Partnering وعقد الالتزام Chartering.

1- التفاوض : Negotiation

وهي العملية التي يبحث من خلالها الطرفان (أو) الأطراف) التي تقوم بالتفاوض عن إيجاد أرضية مشتركة يتم من خلالها تبادل العناصر التي يمتلكها كل طرف وله سلطة عليها، بهدف الوصول إلى نقطة مشتركة مُرضية لكافة الأطراف. والهدف من التفاوض هو الوصول إلى حل أمثل Optimal لا يستطيع أي طرف أن يقترح مثله بدون أن يكون ذلك الاقتراح على حساب أي من الفريقين. إذن فالتفاوض ببساطة هو أداة لحل الخلاف والوصول إلى اتفاق يشعر معه كل من الفريقين أنه راض عن ما حصل عليه.

وحتى تكون عملية التفاوض ناجحة فإنها يجب أن تحقق ثلاثة متطلبات رئيسية:

• أن الحل المرضي في التفاوض بين الأطراف يجب أن يتم بدون الاعتداء على أهداف المشروع أو التأثير عليها سلبيا.

• يجب أن يعمل مدير المشروع أو المفاوض على إيجاد الثقة المتبادلة بين المتفاوضين وأن يرعى وينمي الأمانة Honesty بين هذه الأطراف.

• يجب أن تبتعد الأطراف المتفاوضة عن إيجاد الحلول التي تؤدي إلى إشباع حاجاتها هي وتكون مرضية لها فقط بل يجب أن تقوم بالبحث عن حل يرضي الفريق الآخر ويحقق مصالحه ويشبع حاجته أيضا. ولتحقيق ذلك فان أفضل استراتيجية يتم إتباعها هي إستراتيجية أنا أربح وأنت تربح I win you win لأنها ترضي الطرفين بدلا من استخدام إستراتيجية أنا أربح وأنت تخسر win you loose أو إستراتيجية إذا خسرت أنا فلتخسر أنت (I loose you loose) .

وحتى يتم تحقيق ذلك فإن التفاوض يجب أن يركز على المبادئ التالية:

1. فصل الجوانب الشخصية عن المشكلة المتفاوض عليها.

2. التركيز على المصالح والفوائد وليس على المواقع الوظيفية .

3 قبل المحاولة في الوصول إلى اتفاقية يجب العمل على اكتشاف وابتكار خيارات تحقق المنافع المتبادلة والمصالح المختلفة للأطراف المتفاوضة.

4. الإصرار على استخدام معايير موضوعية في التفاوض.

2- الشراكة Partnering

لوحظ في السنوات الأخيرة وجود نموّ مضطرد في الاعتماد على المصادر الخارجية Outsourcing لتوفير بعض الأجزاء من المنتجات أو الخدمات للمشروع سواء كانت في صورة سلع ملموسة مثل الماد الخام وقطع الغيار أو خدمات غير ملموسة مثل المهارات والخبرات البشرية. ولأن المشروع يمتاز بالتعقيد وكثرة المدخلات والجهات التي تقوم بتوفير هذه المواد أو الخدمات مثل الموردين ومقاولي الباطن وغيرهم، فقد أصبح لزاما أن تكون العلاقة بين المشروع وبين هذه الأطراف علاقة شراكة وليست علاقة تقليدية تقف عند حدود تنفيذ الواجبات التعاقدية والشراكة توفّر طريقة لنقل العلاقات التعاقدية إلى مرحلة من التعاون والتشارك القوي بين المشروع و فريق المشروع من جهة وبين الموردين من جهة اخرى وذلك عن طريق البحث عن المصالح المشتركة والثقافة المشتركة وايجاد الارضية المشتركة التي تساعد في الوصول إلى الأهداف المشتركة. وحتى تتحقق شراكة ناجحة بين مختلف أصحاب المصالح في المشروع فإن هناك خطوات ضرورية للوصول إلى ذلك

1. يجب أن تُظهر الإدارة العليا في المنظمة الأم التي ينتمي إليها المشروع التزامها بالشراكة ودعمها لها وأن تقوم بتطوير عقد التزام Charter يحكم العلاقات في المشروع .

2. يجب أن يُنفذ الشركاء ذوي المصلحة في المشروع الالتزامات المطلوبة منهم عن طريق القيام بما يلي:

• القيام بالتقييم المشترك لتقدم المشروع.

• إيجاد طريقة لحل المشاكل ومعالجة نقاط الاختلاف إذا ظهرت.

• القبول بالتحسين والتطوير المستمر للأهداف المشتركة .

• دعم الإدارة العليا في الطرفين لهذه الشراكة.

3. كلا الفريقين (الشركاء) يجب أن يلتزما بأن يقوما بعمل مراجعة دورية لتنفيذ المشروع والمحطات الرئيسية وأن يستمر ذلك حتى إنهاء المشروع.

3- مذكرة التفاهم (عقد الالتزام) Chartering

مذكرة التفاهم أو ما يسمى بعقد الالتزام ويسميه البعض عقد الامتياز Charter Project هو اتفاقية مكتوبة بين مدير المشروع والإدارة العليا للمنظمة الأم والمدراء الوظيفين يتم من خلالها الالتزام والتقيد بالشروط المذكورة في استخدام الموارد اللازمة للمشروع، وعادة ما يتم إشراك الزبون في مذكرة التفاهم. وفي هذه المذكرة يوافق مختلف الأطراف ويتفقوا على ما الذي يجب أن يتم عمله ؟ ومتى يجب أن يتم هذا العمل؟ وما هي الموارد اللازمة لذلك؟ ومتى نحتاجها؟ وما هي كلفتها عند ذلك الوقت؟ وكيف يمكن الحصول عليها؟. وعليه فإنّ مذكرة التفاهم تتضمن خطة المشروع، جدول المشروع، موازنة المشروع، كأهم أدوات إدارة المشروع من أجل أن يتم الالتزام بها.