كيفية مراجعة نفقات مفردات المخزون
إن إجراءات مراجعة المخزون تعتمد على نصوص عقد المشاركة في الإنتاج، فنجد أن بعض العقود تنص على اعتبار المشتريات من المواد وقطع الغيار كنفقة في تاريخ الشراء، وليس عند الاستخدام وبعض العقود تنص على أن تكلفة المخزون لا تعتبر كنفقة إلا عند الاستخدام. وبالتالي فإن المراجعة في الحالة الثانية تتمثل في التحقق من عدم تحميل قائمة النفقات SOE بمخزون لم يستخدم بعد، وهو ما يتحقق من خلال مراجعة عمليات الصرف من المخازن ويجب التأكد من تحميل قائمة النفقة بالقيمة الفعلية، أو وفقاً لنظام تسعير المخزون الذي تتبعة الشركة النفطية، وهو ما يتحقق من خلال مراجعة الأسعار، وغيرها من الجوانب.
أما حالة ما ينص عقد المشاركة في الإنتاج على اعتبار تكلفة المخزون كنفقة قابلة للاسترداد بمجرد أن تتم عملية الشراء، فإن المراجعة تتم كما يلي:
- التأكد من عدم شراء مخزون يزيد عن الحاجة، حتى لا يتراكم ويتلف.
ـ التأكد من عدم إضافة قيمة مخزون آخر المدة إلى أي بند من بنود المصاريف لأن ذلك يؤدي إلى تضخيم النفقة، وكذا تضخيم النفقات الإضافية Overhead بطريقة غير مباشرة.
- يستعان في تحقيق المراجعة على المخزون بالكثير من المؤشرات التي توضح حسن إدارة المخزون، ومنها حركة المخزون، متوسط معدل الاستخدام السنوي الحد الأدنى والحد الأقصى لكل مفردة، وغير ذلك.
- يستبعد من قيمة المواد المشتراة (المخزون) اية ضرائب يستردها المقاول عند الشراء من الخارج مثل ضريبة القيمة المضافة VAT.
- يستبعد من قيمة المواد المشتراة جميع التخفيضات او الخصميات التي تـم الحصول عليها او التي كان يجب ان يحصل عليها المقاول لو تم الدفع خلال فترة الخصم.
- يجب على مراجعي الجانب الحكومي تقييم النظام المخزني، وإجراءات الرقابه عليه، وتعزيز ذلك بعمل مقابلة مع مسؤولي المخازن بالشركة، ومعرفة وجهات نظرهم عن إجراءات الرقابة الداخلية، والحصول على آخر قائمة جرد ودراستها. ويجب اختيار أهم مفردات فئات المخزون (مخازن الأنابيب، معدات رأس الآبار أو غير ذلك)، وذلك من واقع كروت المخزون ، وكذا الحصول على دفتر أستاذ المخزون Stock Ledger ، ومطابقة المفردات التي في كرت الصنف مع دفتر المخزون.
- من العينة المختارة، يتم التحقق من الجرد الذي تم على تلك المفردات، والتحقق من المفردات التي تم التخلص منها ، ومعرفة الأسباب، وتوثيق القصور في الإجراءات الرقابية إن وجدت. ويتطلب الأمر عمل مطابقة بين الدفاتر والجرد، وتحديد المفردات غير النشطة inactive ، أو التي لم تتحرك لفترة تزيد على 12 شهراً، والتحقق من إمكانية التخلص منها.
- طلب المؤيدات الكافية عن المفردات المخزنية التي بيعت، والتأكد من سلامة إجراءات البيع.
- الحصول على قائمة بالمفردات التي تم التخلص منها ، بخلاف البيع والتأكد من اتباع الإجراءات السليمة في ذلك.
- التأكد من مشاركة الجانب الحكومي في الإجراءات التي تتم عند إعادة تصدير بعض المشتريات (مردودات مشتريات).
