تقرير فرع الشروق عن المهمة التي تم تنفيذها خلال الفترة من 12/10/2015 حتى 18/10 / 2015   

اولاً : معلومات الفرع :

يقع الفرع في منطقة الشروق حيث تم تأسيسه عام ٢٠٠٦ ويمارس كافة أنشطة الخدمات التي تقدمها المؤسسة، علماً بأن الفرع هو من فئة [ أ ] ويقوم على إدارته السيد/سعود خميس الذي تولى مهام الإدارة بتاريخ ٢٠٠٨/٨/١٦. وفيما يلي أهم المعلومات التشغيلية والمالية عن الفرع :

البيان                                  ٢٠١٥/٩/٣٠                      ٢٠١٤/٩/٣٠                       

تاريخ التدقيق                        ٢٠١٥/١٠/١٢                     ٢٠١٤/٩/٣٠

عدد موظفي الفرع                        ٣٦                                    ٣٦  

متوسط عدد المعاملات الشهرية     11487                           10150

صافي الأرباح                        ٤٣٥٠٠٠٠                       ٤٣٨٤٠٠٠

اجمالي الموجودات                  ٣٢٦٨٥٠٠٠                     ٣٠٤٧٥٠٠٠     

اجمالي الايرادات                    11443000                    11685000

عدد عملاء الذمم المدينة               ١٤٨٠                               ١٣١٦           

مبالغ عملاء الذمم المدينة         8540000                         615000

ثانياً : معلومات مهمة التدقيق 

أهداف عملية التدقيق :

ـ تقييم نظام الرقابة الداخلية لدى الفرع.

ـ تقييم كفاءة إدارة المخاطر لدى الفرع .

ـ التأكد من الالتزام بالأنظمة والقوانين والسياسات.

ـ التأكد من كفاءة وفاعلية طرق تقديم الخدمات للعملاء.

ـ التأكد من دقة وملاءمة القوائم المالية.

ـ التأكد من مدى كفاءة الموارد البشرية لدى الفرع.

ـ التأكد من كفاءة وفاعلية عمليات الإشراف في الفرع وحسن تنظيم العمل.

ـ التأكد من توفير مستلزمات الأمن لدى الفرع.

نطاق عملية التدقيق :  

شملت عملية التدقيق تغطية أعمال الفترة من ٢٠١٥/٣/١٥ وحتى تاريخ ۲۰۱٥/١٠/١٠ ، حيث تم تدقيق كافة أنشطة الفرع وفق الهيكل التنظيمي المعتمد وهي:

ـ نشاط الخدمات الفنية.

ـ نشاط الخدمات الإدارية.

ـ نشاط الشؤون المالية.

ـ نشاط الشؤون الإدارية.

ـ الوسائل المستخدمة في تنفيذ عمليات التدقيق : 

تمت عملية التدقيق وفق الأدوات التالية والمعتمدة من قبل إدارة التدقيق الداخلي:

1- برنامج التدقيق.

2 ـ قوائم التشييك Checklist .

3- كشوفات التدقيق المستخرجة من الحاسوب والمعدة خصيصاً لإدارة التدقيق.

4- الاستفسارات والمقابلات والمباحثات والاستشارات.  

ثالثاً : تفاصيل ملاحظات التقرير:

[١] الملاحظة: النقد في الصناديق                            درجة الخطر H

تم جرد النقد في الصندوق ومطابقته مع الرصيد المحاسبي وتبين عدم مطابقة الرصيد المحاسبي مع النقد الفعلي وذلك كما يلي:

الرصيد المحاسبي              ٢٤٨٠٠        دينار  

النقد الفعلي                      ٢٤٤٠٠        دينار

حيث يلاحظ وجود نقص في الصندوق بمبلغ ٤٠٠ دينار بسبب عدم قيام المسؤولين عن حفظ النقد بإجراء الجرد الفعلي للنقد عند الاستلام بما يخالف نص المادة (۲) من تعليمات الإدارة المالية التي نصت على ضرورة قيام المسؤولين عن حفظ النقد بجرد النقد يومياً قبل الحفظ في الخزنة بما يعرض النقد للخطر.

مطالعات مدير الفرع :  

موافق. تم تنظيم محضر جرد بحضور المدققين وتم رفع مذكرة للإدارة بخصوص تسديد مبلغ النقص.

تعقيب فريق التدقيق :

نوصي بمتابعة تسديد مبلغ النقص.           

[٢] الملاحظة: الخزائن الحديدية               درجة الخطر H

من خلال التدقيق بالملاحظة، لاحظنا بأن المدير المسؤول عن الرقم السري الخاص بالخزنة الحديدية التي تخضع للرقابة الثنائية وتحفظ فيها المستندات والقيود المحاسبية الهامة جداً يقوم بفتح الخزنة من خلال الرقم السري صباح كل يوم وتبقى مفتوحة طوال اليوم، مما أدى إلى قيام رئيس القسم الذي يحمل المفتاح الثاني بالانفراد في فتح القاصة واستخراج الوثائق الهامة دون رقابة من المدير مما يعرض المستندات الهامة للخطر.

مطالعات مدير الفرع :

غير موافق، حيث لا يعقل وفي كل مرة يطلب فيها وثائق من الخزنة أن يذهب المدير إلى الخزنة، لاسيما وأن حالات طلب الوثائق كثيرة.  

تعقيب فريق التدقيق :

وفق نظام الرقابة الداخلية وكنقطة رقابية هامة تحفظ الوثائق الهامة في خزنة تحت الرقابة الثنائية لحماية توثيق عمليات المؤسسة نوصي بالتأكيد على مدير الفرع للالتزام بذلك.

[۳] الملاحظة: الأرقام السرية                                 درجة الخطر H

لدي قيامنا بمراقبة إجراءات التعامل مع الحاسوب  ، مدير الفرع المسؤول عن منح أرقام سرية لتمرير الحركات التي تتجاوز صلاحيات الموظفين لا يتوخى الحذر عند قيامه بوضع الرقم السري لتفويض العمليات مما قد يعرض الرقم السري للانكشاف، كما تبين لنا أن الرقم السري الخاص به مكون من ثلاث أرقام فقط.

مطالعات مدير الفرع :

غير موافق لا يجوز أن نتعامل مع الموظفين بسوء نية، أما ثلاث أرقام فهو أسهل للحفظ.

تعقيب فريق التدقيق :

الملاحظة لم تشكك بالموظفين وإنما تشير إلى نقطة رقابية مفقودة قد تؤدي إلى حدوث مشاكل في المستقبل. أما موضوع الثلاث أرقام فإمكانية كشفه من قبل الآخرين .سهل. لذا نوصي بالتأكيد على نائب المدير بالالتزام بذلك. كما نوصي بالكتابة إلى إدارة أنظمة المعلومات لإجراء التعديلات اللازمة على النظام بحيث لا يسمح النظام بقبول أرقام سرية تقل عن خمسة خانات.

[4] الملاحظة: بوليصة التأمين                             درجة الخطر H

تبين لنا بأن بوليصة التأمين على موجودات الشركة انتهت بتاريخ 30 / 9/ 2015 وحتى تاريخ زيارتنا (12/10) لم يتم تجديد البوليصة بعد حيث إن إجراءات التجديد لم تنته بعد.

مطالعات مدير الفرع :

موافق، عروض شركات التأمين ما زالت تحت الدراسة.

تعقيب فريق التدقيق :

نظراً لخطورة الملاحظة نوصي بالكتابة للإدارة المالية للإسراع في إجراءات تجديد البوليصة. كما نوصي بضرورة تعديل إجراءات العمل بحيث يتم الانتهاء من توقيع البوليصة الجديدة قبل انتهاء أجل البوليصة السابقة.

[5] الملاحظة: دفاتر الشيكات :                                 درجة الخطر H

لاحظنا بأن دفاتر الشيكات الخاصة بالحسابات للمؤسسة لدى البنك الاهلي وبنك الشرق موجودة على مكتب المدير المالي دون رقابة، علماً بأن المدير المالي يغادر مكتبه في حالات متعددة وأحياناً يغادر خارج الشركة وتبقى الدفاتر على مكتبه الأمر الذي قد يؤدي إلى فقدان أو استغلال هذه الدفاتر.

مطالعات مدير الفرع :
موافق، سيتم حفظ الدفاتر في خزنة الأشياء الثمينة.

تعقيب فريق التدقيق :

تم إرسال مصادقات للبنكين لتعزيز الأرصدة في الدفاتر.

[6] الملاحظة: الحسابات لدى البنوك :                  درجة الخطر H

أثناء قيامنا بجرد الأعمال غير المنجزة لدى الموظفين لاحظنا وجود اشعارات عدد (۲) واردة من البنك الأهلي منذ تاريخ ٦/١٦ ومبالغها ٤٢٠٠ و ۳۷۰۰ دينار تفيد بقيد هذه المبالغ لحساب الشركة الجاري لديهم وتمثل سداد ذمم مدينة خاصة بالعملاء مأمون وسعيد لم يتم تنفيذها حتى تاريخ الزيارة (۱۰/۱۲) في دفاتر الشركة، وكذلك لم يتم اكتشافها عند إجراء التسويات البنكية لأشهر ۷ و ۸ و ۹ ، حيث تم حفظها في الملفات الخاصة بها دون التأشير عليها بما يفيد التنفيذ مما قد يؤثر على سمعة المؤسسة أمام العملاء إذا ما تم مطالبتهم بمبالغ قد سبق وأن قاموا بتسديدها.

مطالعات مدير الفرع :

موافق، تم تنظيم القيود اللازمة وتم توجيه الموظف لمراعاة ذلك مستقبلاً .

[7] الملاحظة: الحسابات لدى البنوك:                        درجة الخطر H

خلال قيامنا بمراجعة حسابات المؤسسة لدى البنك الاهلي لاحظنا ان الفرع أرسل طلب تحويل إلى البنك لتحويل ٢۰۰۰۰۰ دينار من الحساب الجاري إلى حساب الوديعة لدى نفس البنك، وقد قام البنك بتنفيذ طلب التحويل بتاريخ ٢٠١٥/٦/١٧ بطريقة معكوسة حيث تم التحويل من الوديعة إلى الجاري، ولم يتم معالجة الخطأ من قبل الفرع ، على الرغم من ظهور هذه الأخطاء ضمن كشف التسويات الشهري الذي يتم اعداده شهرياً ما بين حسابات الدفاتر وحسابات البنك ضمن العوالق ومنذ شهر ٢٠١٥/٦.

مطالعات مدير الفرع :

موافق، تم إرسال كتاب للبنك لتعديل الوضع.

تعقيب فريق التدقيق :

تم إرسال شهادة تأييد للبنك، ونوصي بمتابعة البنك أيضاً بخصوص احتسابات الفروقات للفوائد.

[8] الملاحظة : خطابات الضمان                             درجة الخطر H

عند مراجعة العقد المبرم بين الفرع وبين شركة اليوبيل الذهبي والمتعلق بتقديم خدمات الصيانة لأجهزة الحاسوب والذي تبلغ قيمته ٢٥٠٠٠ دينار ويغطي الفترة من ۲۰۱۵/۱/۱ وحتى ۲۰۱۵/۱۲/۳۱ تبين عدم التزام الشركة بالمادة (۱۳) من العقد والتي تنص بأن يقدم الطرف الثاني خطاب ضمان 5% معنونة باسم المؤسسة ومن بنك معتمد غير مشروط وساري المفعول حتى نهاية الشهر التالي لتاريخ انتهاء العقد بسبب عدم متابعتهم من قبل الفرع.

مطالعات مدير الفرع :

موافق. تم إبلاغ الشركة بضرورة تقيم خطاب الضمان البنكي، وسوف يتم تلافي الوقوع في مثل هذه الملاحظات مستقبلاً.

تعقيب فريق التدقيق :

نوصي بمتابعة الشركة لتقديم خطاب الضمان وإعلامنا.

[9] الملاحظة: الأصول الثابتة                               درجة الخطر M

 لاحظنا أثناء تواجدنا في الفرع بأن كراسي انتظار العملاء في اماكن الانتظار قديمة ومهترئة وألوانها مختلفة وغير متناسقة ولا تليق بوضع وصورة المؤسسة أمام العملاء مما يعكس صورة سلبية عن المؤسسة أمام الآخرين.

مطالعات مدير الفرع :

موافق، علماً بأنه تم الكتابة لإدارة الأبنية والصيانة بالموضوع ولم تتخذ الإدارة أي إجراء حتى تاريخه.

تعقيب فريق التدقيق :

نوصي بتكليف إدارة الأبنية والصيانة باتخاذ الإجراءات الفورية لمعالجة الموضوع.

[10] الملاحظة: الأصول الثابتة                           درجة الخطر M 

تبين لنا وجود سيارات عدد (۲) يملكها الفرع انتهت صلاحية ترخيصها منذ أكثر من شهرين للسيارة الأولى وأربعين يوماً للسيارة الثانية، والملاحظ عدم تجديد ترخيص هذه السيارات حتى تاريخ الزيارة بسبب وجود الموظف المعني في إجازة خلال فترة انتهاء الترخيص حسب ما أعلمنا المدير بما يخالف نص المادة (١٤) من إجراءات عمل إدارة الشؤون الإدارية والتي نصت على الترخيص بتاريخ انتهاء الرخصة، الأمر الذي يؤثر على سمعة المؤسسة أمام الآخرين.

مطالعات مدير الفرع :

موافق ، الموظف المعني بالتجديد كان في إجازة رسمية وتم نسيان الموضوع وسوف يتم تجديدها.

تعقيب فريق التدقيق :

نوصي بسرعة إجراء الترخيص اللازم للسيارات          

[11] الملاحظة: المطابقات                               درجة الخطر M

عند قيامنا بإجراء المطابقة بين سجلات الموجودات الثابتة والأرصدة المحاسبية تبين لنا وجود فروقات لأرصدة الأثاث كما يلي:

الرصيد المحاسبي              ٨٩٥٥٠               دينار

رصيد السجلات                ٨٤٥٠٠               دينار

حيث يلاحظ وجود فرق بمبلغ ٥٠٥٠ دينار سببه شراء خزائن خشبية عدد (١٢) بتاريخ ٧/١٦ تم اثباتها محاسبياً ولم يتم إدخالها على السجل. ولم يقم

الفرع بإجراء المطابقة الشهرية منذ شهر ٦، وهذا يخالف نص المادة (٦) من تعليمات الإدارة المالية التي نصت على ضرورة اجراء مطابقة شهرية ما بين السجلات والأرصدة المحاسبية الأمر الذي يعرض أصول المؤسسة للخطر.

مطالعات مدير الفرع :

موافق، تم تسجيلها على السجل وسيتم مراعاة ذلك مستقبلاً.
تعقيب فريق التدقيق :

نوصي بالتأكيد على الفرع بضرورة اجراء المطابقة الشهرية وفق ما تم الإشارة اليه أعلاه.

[12] الملاحظة: المصاريف                                    درجة الخطرM   

عند قيامنا بمراجعة حسابات المصاريف لاحظنا ان مصروف الكهرباء

لشهر ۲۰۱٥/۹ غير اعتيادية حيث بلغت ١٨٥٤ دينار، علماً بأن معدل الاستهلاك الشهري للكهرباء لدى الفرع يتراوح ما بين ٤٢٠ – ٦١٠ دينار خلال الأشهر الماضية، مما يعني وجود خلل معين يجب معالجته.

مطالعات مدير الفرع :

غير موافق ، الفواتير الواردة من شركة الكهرباء تشير بأن المبلغ ١٨٥٤ دينار وقراءة العدادات المثبتة على الفواتير صحيحة ولا نستطيع الامتناع عن الدفع لشركة الكهرباء.

تعقيب فريق التدقيق :

ما أشار اليه مدير الفرع صحيح لذلك نوصي بتكليف إدارة الصيانة والأبنية بمخاطبة شركة الكهرباء للكشف على العداد ومعالجة الوضع.

[۱۳] الملاحظة : خطابات الضمان :                        درجة الخطر M 

عند قيامنا بتدقيق خطابات الضمان لاحظنا وجود خطاب ضمان بمبلغ ۱۰۰۰۰ دینار تم إصداره من البنك بتاريخ ۲۰۱٥/۱۰/۷ بناء على طلب المؤسسة لصالح احدى الوزارات، وقد تم اثبات فترة السريان ٢٠١٥/١٠/٧ – ٢٠١٥/٦/١٢ بدلاً من ۲۰۱٥/١٢/٦ ، ولم يتم مخاطبة البنك بهذا الخصوص. علماً بأن خطاب الضمان لم يقدم للوزارة بعد وذلك بسبب عدم قيام الموظف المعني بتدقيق نسخة خطاب الضمان ومطابقتها مع المعلومات الموافق عليها من قبل الإدارة العليا وفق ما نصت عليه المادة (۱۱) من تعليمات العطاءات ، مما يعني عدم قانونية خطاب الضمان وتعريض المؤسسة لمخاطر فقدان الفرصة المقدم خطاب الضمان بشأنها.

مطالعات مدير الفرع :

موافق، لم ينتبه الموظف المعني للموضوع، وقد تم استصدار خطاب ضمان معدل.

[١٤] الملاحظة: حسابات الإيرادات :                        درجة الخطر   L

من خلال مراجعة حسابات الإيرادات تبين لنا بأن هناك مبلغ 1600 دينار تم عكسه من حساب إيرادات الخدمات بتاريخ ۲۰۱٥/٨/١٦ دون ارفاق مذكرة تبين أسباب عكس المبلغ، علماً بأن المبلغ تم قيده لحساب الإيرادات بتاريخ .٢٠١٥/٨/١٣

مطالعات مدير الفرع :

موافق، سيتم مراعاة ذلك مستقبلاً، علماً بأن المبلغ قيد بالخطأ في هذا الحساب وهو يخص حساب آخر لذلك تم عكسه.

تعقيب فريق التدقيق :

تم التحقق من قانونية العكس وتم إعداد مذكرة العكس بحضورنا.

[١٥] الملاحظة: العهدة النثرية :                              درجة الخطر L

خلال تدقيق عهدة المصاريف النثرية البالغة 2800 دينار لمدير الفرع لاحظنا أن هناك فاتورتين الأولى تمثل شراء مواد تنظيف بمبلغ ٤٠ دينار تاریخ ۹/۱۲ والثانية تمثل شراء مواد ضيافة مبلغها ۲۰ دینار تاریخ ٩/١٦ لم يتم إثباتها على سجل المصاريف النثرية.

مطالعات مدير الفرع :

موافق، تم إجراء اللازم بتسجيلها على السجل .