الجوانب التنظيمية لأوراق العمل  

وفقاً لما ورد في الإرشادات التطبيقية لمعيار التدقيق الدولي رقم ٢٣٣٠ فإن مدير نشاط التدقيق الداخلي هو المسؤول عن وضع السياسات والإجراءات المتعلقة بأوراق العمل لمختلف مهام التدقيق التي يتم تنفيذها.

لذلك يفضل أن يتم وضع دليل مكتوب ومعتمد من مدير نشاط إدارة التدقيق الداخلي يبين فيه الإجراءات المتعلقة بإعداد وتنظيم أوراق العمل واجراءات التعامل معها بحيث تغطي أوراق العمل الواجب إعدادها، وطريقة الحصول عليها وإجراءات ترقيمها وفهرستها ومحتوياتها الرئيسية ... الخ.

أما المعايير ارقام ِ2330  A1 و 2330 A2 فقد أشارت إلى حماية أوراق

العمل وإجراءات تداولها. حيث نص المعيار ۲۳۳۰ A1 على ما يلي:

ـ يجب أن يقوم مدير نشاط التدقيق الداخلي بالتحكم بمراقبة مسألة الحصول، أو الاطلاع على سجلات المهام، ويجب أن يحصل على موافقة الإدارة العليا و/أو المستشار القانوني عند الاقتضاء وذلك قبل تمكين جهات خارجية من الاطلاع على وثائق المهمة.

أما المعيار ۲۳۳۰ A2 فقد نص على ما يلي:

يجب أن يحدد مدير نشاط التدقيق الداخلي قواعد الاحتفاظ بوثائق المهمة، وذلك بغض النظر من الوسائل المستعملة لتخزين هذه الوثائق، ويجب أن تكون هذه القواعد منسجمة مع توجهات المؤسسة وأية متطلبات تشريعية أو متطلبات أخرى في هـذا الصدد .   

يتضح مما سبق أن مدير نشاط التدقيق الداخلي هو المعني بحماية أوراق عمل التدقيق الداخلي، وفيما يلي أهم الجوانب التي يجب أخذها بالاعتبار فيما يتعلق بالاحتفاظ بأوراق العمل وحمايتها وإجراءات تداولها وفقاً لما ورد في الإرشادات التطبيقية لمعايير التدقيق الداخلي ووفقاً لأفضل الممارسات العالمية في هذا الجانب :ـ

1- ملكية أوراق العمل تعود للمؤسسة، ولكن مكان الاحتفاظ بها هو موقع إدارة التدقيق الداخلي ومدير نشاط التدقيق الداخلي مسؤول عن حفظها وحمايتها.

2- الإجراءات المتعلقة بحفظ أوراق العمل وإجراءات تداولها والأساليب المستخدمة لحمايتها يجب أن يتم إدراجها ضمن سياسات وإجراءات مكتوبة ومعتمدة.

3 ـ إجراءات الحفظ والحماية لأوراق عمل التدقيق تنطبق على النوعين سواء الوثائق الورقية أو الالكترونية.    

4- عملية الاطلاع على أوراق العمل تتم فقط للجهات والأشخاص المفوضين ومدير نشاط التدقيق الداخلي مسؤول عن اتاحة الاطلاع على أوراق العمل للمفوضين فقط.

5 ـ يجب أن توضح سياسات التدقيق الداخلي مـن هـو المسؤول في المؤسسة عن ضمان مراقبة وأمان سجلات ووثائق النشاط التي يمكن اتاحة المجال بالاطلاع عليه للأطراف الداخلية أو الخارجية، وكيف يتم التصرف إزاء الطلبات المقدمة للاطلاع على تلك السجلات، وطبعاً هذه السياسات تختلف من مؤسسة إلى أخرى حسب طبيعة عمل المؤسسة والممارسات المتبعة في القطاع التي تنتمي اليه المؤسسة وامتيازات الاطلاع التي تكفلها القوانين المعمول بها.   

6- إذا تطلب الأمر اطلاع الإدارة أو أي جهة داخلية من وحدات المؤسسة على أوراق عمل التدقيق بهدف معرفة، أو شرح ملاحظات، أو توصيات خاصة بالمهمة التي تم تنفيذها لدى القسم، أو الوحدة، أو لأي أغراض أخرى تختص بالعمل يتم اطلاعهم شريطة موافقة مدير نشاط التدقيق الداخلي على ذلك.  

7- يجب أن تتم موافقة مدير نشاط التدقيق الداخلي على اطلاع المدققين الخارجيين على أوراق عمل مهام التدقيق الداخلي.  

8 ـ إذا تطلب الأمر اطلاع جهات خارجية على أوراق عمل التدقيق الداخلي لظروف معينة، مثال ذلك المحاكم، أو شركات التأمين مثلاً على مدير نشاط التدقيق الداخلي الحصول على موافقة الإدارة العليا والمستشار القانوني على ذلك قبل السماح بالاطلاع على هذه الوثائق.  

9 - نظراً لاختلاف المتطلبات والاشتراطات القانونية الخاصة بأوراق العمل بين الدول، لذلك وعندما يكون هناك طلب محدد بشأن أوراق عمل مهمة تدقيق محددة قد يطلب بناء على إجراءات قانونية جارية على مدير نشاط التدقيق الداخلي أن يعمل مع المستشار القانوني في تعاون وثيق لاتخاذ قرار ما الذي يتم تقديمه من أوراق عمل المهمة المعنية.  

10- على مدير نشاط التدقيق الداخلي مراعاة أن تكون السياسات المكتوبة الخاصة بأوراق العمل تفي باحتياجات المؤسسة والاشتراطات القانونية السائدة في البلد التي تعمل فيه المؤسسة.

11- فيما يلي أهم الجوانب التي يجب أن يتم تضمينها في سياسات وإجراءات التدقيق الداخلي بخصوص أوراق عمل مهام التدقيق :  

أ- تحديد الوثائق التي يجب تضمينها في أوراق العمل ومحتوى وشكل هذه الوثائق.

ب ـ كيف يتصرف المدققون الداخليون إزاء ملاحظات التدقيق.

ج- مدة الاحتفاظ بأوراق العمل مع الأخذ بالاعتبار احتياجات المؤسسة والمتطلبات القانونية.

د- تحديد المسؤول عن مراقبة وتأمين سلامة وثائق التدقيق الداخلي.

هــ تحديد المفوض بمنح حق الاطلاع أو الحصول على أوراق عمل التدقيق، وكيف يتم التصرف في حال وجود طلبات بالاطلاع أو الحصول على أوراق العمل.

و ـ يجب أن تتضمن السياسة الخاصة بمنح حق الاطلاع على وثائق التدقيق ما يلي:

ـ حسم مشاكل الحصول أو الاطلاع على أوراق العمل.

ـ توجيه موظفي التدقيق الداخلي نحو المخاطر المتعلقة بالحصول أو الاطلاع على نتائج أعمالهم.  

ـ تحديد من هي الجهات التي يحق لها الاطلاع على أوراق العمل أو الحصول عليها.

12 ـ يفضل أن تكون أوراق عمل التدقيق الداخلي في عهدة موظف أو مسؤول معين في إدارة التدقيق الداخلي، ويتم من خلاله توثيق تداول أوراق العمل بعد الحصول على الموافقة اللازمة وفق ما تم بيانه سابقاً.  

13- في حالة أن أوراق العمل الكترونية يتوجب على مدير نشاط التدقيق الداخلي اتخاذ الإجراءات اللازمة لحمايتها وذلك بالتنسيق مع الجهات المعنية.