ثانياً: التنظيم Organizing  

يهدف إلى تنظيم العلاقات داخل المؤسسة وتخصيص الموارد وهو تجميع الأشخاص والعمليات بشكل منطقي لتنفيذ الخطط وتحقيق الأهداف، والتنظيم الجيد لا يضمن النجاح ولكن التنظيم السيئ من المؤكد أنه سيؤدي إلى الفشل نتيجة للتعارض والإحباط .

ويمكن أن يتم التنظيم من خلال الأسلوب التقليدي الكلاسيكي الرسمي الأوتوقراطي الذي يركز على السلطة والمسؤولية والهيكل ونطاق السلطة، أو من خلال الأسلوب السلوكي الذي يهتم بالشخص واحتياجاته والعمل الجماعي، أو من خلال أسلوب الطوارئ الحديث الذي يتعامل مع الظروف التي تمر بها المؤسسة والبيئة المحيطة والتكنولوجيا وطبيعة العمل والعمال وحجم وعمر وقدرة المؤسسة.  

ويعكس (الهيكل التنظيمي) للمؤسسة صورة المؤسسة بصورة ثابتة لا توضح العلاقة الصحيحة ولكنها تظهر حلقة الأوامر والمساءلة والمسؤولية لمدراء المؤسسة.

المسؤولية :

وهي الالتزام بتنفيذ شيء ما من قبل المدير والموظف ولا يمكن التهرب منها، فالرئيس التنفيذي للمؤسسة مسؤول عن أصغر مهمة في المؤسسة. والمسؤولية تنتج عن المهام التي تنبثق عن الأهداف. وكلما كانت الأهداف واضحة ومفهومة تم تأدية المسؤولية بصورة صحيحة.

السلطة :

وهو الحق لتنفيذ أمر ما والقيادة والالزام بالتوافق. وهي تنتج عن المسؤولية، وهناك نوعان من السلطة السلطة الرسمية (التقليدية)، وهي الحق بإعطاء/ اصدار الأوامر، والسلطة الناتجة عن الموافقة والقبول والتي تعتمد على قيادة القائد الحكيمة. أما مصادر هذه السلطة فهي قد تنتج عن المنصب وقوة المدير أو عن معرفة وخبرة القائد أو كنتيجة للصداقة أو السلطة الناتجة عن التبعية لمن يملك ويتحكم بالمكافآت أو نتيجة للإكراه أو نتيجة للمرجعية والإعجاب بشخصية القائد.

المساءلة :

وهو التزام العامل والمدير بما قام بإنجازه وهي تنتج عن المسؤولية والسلطة.

التفويض :  

وهي تشمل توزيع المسؤولية ومنح السلطة والالزام بالمساءلة على الآخرين بشرط أن تكون هذه السلطة والمسؤولية تخص الشخص الذي قام بتفويضها. ولكن التفويض لا يعني التخلي عن المسؤولية ، فالشخص الذي قام بالتفويض عليه متابعة الإنجاز  والتأكد من تحقيق النتائج. وبعض المدراء يتخوفون من التفويض من حيث كشف نفسه أو أخذ وظيفته أو عدم الثقة بالآخرين.   

نطاق الضبط Span Of Control :

الموظفون العاملون في الخطوط الأمامية كمدراء الإنتاج والفروع يختلفون عن الموظفين المختصين العاملين كمستشارين ويقدمون النصح للإدارة كالتدقيق الداخلي، وكلاهما عليه العمل معاً للوصول إلى نتائج، ولكن لا يجوز للمختص اتخاذ قرارات عنهم ولا ممارسة السلطة عليهم تجنباً لخلق الصراع والتعارض.

السلطة الوظيفية Functional Authority :  

تتمثل السلطة الوظيفية بين الموظفين في الخطوط الامامية والموظفين المختصين وهي تفويض الرئيس التنفيذي لبعض صلاحياته للموظفين المختصين لكي يقوموا بوصف العمليات والطرق والسياسات.

التقسيم لدوائر وأقسام :

وهي تقسيم المؤسسة إلى مجموعات لأداء مهام محددة حسب الوظيفة أو المنطقة أو المنتج أو العميل أو المشروع. وهناك تقسيم اداري هو (الخليط) الذي يجمع عدة تقسيمات معاً وهو يتعارض مع وحدة التوجيه والقيادة، ويحتاج إلى توضيح السلطة والمسؤولية والتفويض فيه لتجنب المشاكل والخلافات.

اللامركزية : 

وهو تقسيم المؤسسات الكبيرة والمعقدة إلى أقسام أصغر متشابهة في المهام يكون لكل قسم إدارة مستقلة تدير شؤونها لوحدها .

اللجان Committees:

وهي مجموعة من الأفراد بخبرات وتخصصات مختلفة يعملون معاً بوظيفة إدارية ويصلون إلى قراراتهم بالإجماع، وقد تكون هذه اللجان دائمة أو مؤقتة وعلى مستوى عال أو في مستوى أدنى ورسمية أو غير رسمية، ولكن يؤخذ على اللجان أنها تعطل سرعة اتخاذ القرارات ومكلفة نسبياً ، وقد لا تصل للقرار الأفضل وتستخدم لإحباط المشاريع غير المرغوب بها.

المجموعات غير الرسمية : 

لكل مجموعة رسمية يوجد مجموعة غير رسمية وهي تنتج عن علاقات غير منظمة بين الأعضاء ليس لها علاقة بالهيكل التنظيمي للمؤسسة، وهي لیست منظمة رسمياً، ولكنها موجودة ولا يمكن إهمالها. وهي ليست بالضرورة سيئة أو ضارة فهي تغطي احتياجات اجتماعية وتعطي شعوراً بالانتماء وحب المؤسسة. وتنشأ عنها الإشاعات التي قد تستخدمها الإدارة في إيصال الرسائل غير الرسمية للموظفين والتدريب وحل المشاكل وخلق ثقافة المؤسسة والإبداع. أما مشاكل هذه المجموعات غير الرسمية فهي مقاومة التغيير والصراع والتعارض والانحراف عن الأهداف ونشر الإشاعات الضارة والكاذبة.   

التوظيف Staffing :

وهي تشمل تخطيط الموارد البشرية وتعيين الموظفين واختيارهم وتطويرهم للعمل بكفاءة، وهي تضع الوصف الوظيفي الذي يحدد الواجبات والسلطات والمسؤوليات لمنصب أو وظيفة معينة وتستخدم كمرشد للموظف الجديد وكأساس لتوصيف الوظيفة والمهام وتحديد معدلات الرواتب وتحديد المؤهلات المطلوبة من شاغل الوظيفة وتفيد في صياغة إعلانات التوظيف وفي الترقيات والتقدم الوظيفي ومتطلبات التدريب.

ويرتبط بالتوظيف مفهوم تحديد قيمة موظفي المؤسسة، وكذلك تدقيق الموارد البشرية الذي يحدد عدد ونوع وجودة الموظفين في المؤسسة حالياً ومستقبلاً. وعند التعيين يجب الانتباه لما يلي :

[1] سياسات تعويض الموظفين : وتشمل معدلات الرواتب والمزايا والزيادات وخطط الحصص من الأسهم والتي تهدف للإبقاء على الموظف في المؤسسة.

[2] ممارسات التعيين : وتشمل زيارة الجامعات والمعاهد ومقابلة الطلاب المستهدفين، وكذلك مواضيع التشريعات الحكومية التي تضمن عدم التحيز والمساواة، وكذلك فحوصات الاختبار عند التعيين.

[3] تخطيط الموارد البشرية : وتعني المراحل والخطوات التي تبدأ من المقابلة وحتى الاختيار النهائي للموظف، وتشمل الجوانب الأكاديمية والمظهر والشخصية والخبرة التي تبحث عنها المؤسسة.