كان الكاتب يصله مع الأوامر الشفوية أوامر أخرى مدوَّنة كان ينقلها هو، وهي ما يطلق عليها في عرفنا أوامر عادية، وقد كانت هذه الأوامر لا تخرج عن تلك التي تصدر من مصلحة رئيسية، وكانت في العادة إلى إدارات المخازن وهي: إدارة مخزن رأس الجنوب، وإدارة ما يقدِّمه القوم، ثم إدارة الخزانة، وقد أطلق على الجهات الثلاث لفظ «ثلاث الإدارات». وقد كان الكاتب من باب الحيطة يدوِّن اسم الرسول الذي يحمل الأمر، وعلى هذا النحو كان الأمر يسير في طريقه الطبعي بكل وضوح، فكان على الكاتب أن يعمل عملية توزيع المئونة، أما عملية الصرف الرئيسية فكانت تقوم بها الإدارة المختصة. فمثلًا كان بعث «المازوي» يتسلم مؤنًا من الإدارات الثلاث للمخازن، وقد كتب لرجال البعث مع الأمر مقدار ما يصرف من المؤن من كل إدارة، وكذلك كانت الحال بالنسبة للعطايا التي كانت تصرف من هذه الإدارات الثلاث للبلاط، حيث كانت إدارة رأس الجنوب تقوم بصرف النصيب الوافر من هذه المؤن، فتصرف من الخبز مثلًا 850 رغيفًا في مقابل 460، 360 رغيفًا تصرفها الإدارتان الأخريان على التوالي، وبهذه الطريقة كانت كل إدارة تعرف ما يصدر لها من الأوامر وما يجب عليها أن تنفذه. أما الأعمال الكتابية المتبادلة فكان على الكاتب الخاص بمسك الدفاتر بكل إدارة أن يعده للتنفيذ وبذلك يسهل العمل.