6. خطط المعاينة أو منهجيات المعاينة

هناك العديد من خطط المعاينة التي يستخدم بعضها في المعاينة الخاصة باختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية للعمليات وعادة قد تستخدم المعاينة غير الإحصائية أو الإحصائية والتي تسمى معاينة الصفات، وهناك خطط معاينة تستخدم في الاختبارات التفصيلية للأرصدة، حيث يمكن أن تستخدم المعاينة غير الإحصائية أو الإحصائية باستخدام معاينة الوحدة النقدية أو معاينة المتغيرات والتي يوجد منها عدة طرق مثل توقع الاختلاف وتوقع النسبة وتوقع المتوسط للوحدة. وسوف يتم تناول نوعين من خطط المعاينة وهما معاينة الصفات ومعاينة الوحدة النقدية في هذا الفصل:

1.6 أولاً: معاينة الصفات أو الخصائص Attributes Sampling: ويهتم هذا النوع من المعاينة بالبحث عن وجود صفة أو خاصية معينة في المجتمع أو عدم وجودها أو قياس معدل تكرار حدث معين مثل عدد المرات التي يوجد فيها فواتير بيع غير مرخص بها.  

خطوات عملية المعاينة:

1- تحديد هدف المعاينة: حيث يكون الهدف بشكل عام التأكد من مدى فاعلية تصميم وتشغيل نظام الرقابة الداخلية وذلك عن طريق التحقق من مدى توفر صفات أو خصائص رقابية معينة، مثلاً التأكد من أن عملية البيع تتم حسب الأصول ووجــود أوامر بيع متسلسلة ومعتمدة ووجود مستندات شحن البضاعة والتأكد من أن جميع فواتير المشتريات التي دفعت قد ختمت بعبارة "مدفوع".

2 ـ تحديد مجتمع الفحص ووحدة المعاينة: مجتمع الفحص هو مجموعة العمليات التي يتم اختبارها والذي يتفق مع هدف التدقيق المحدد، مثلاً فواتير المشتريات أو المبيعات، أما وحدة المعاينة فهي المفردة الواحدة من مجتمع الفحص مثل فاتورة الشراء أو المبيعات أو غيرها.

3- تحديد الخاصية موضع الاهتمام أو ما يسمى شروط الانحرافات: وهذا يشمل تحديــد الخاصية التي يبحث المدقق عن عدم تحققها، وتحديد معدل الانحراف الممكن قبوله ومخاطر الرقابة ومستوى الثقة ومعدل الانحراف المتوقع في المجتمع، وفيما يلي توضيح لهذه الأمور:

- مخاطر تقييم مخاطر الرقابة بشكل منخفض جدا أو ما يسمى مخاطر زيادة الاعتماد التي يقبلها المدقق والتي يقابلها نسبة الأمان التي يهدف المدقق إلى الحصول عليها. وعادة ما تكون هذه المخاطر 5% ويقابلها مستوى أمان 95% وهناك علاقة عكسية بين هذه المخاطر وحجم العينة.

ـ معدل الانحراف المقبول والبعض يسميه حد الدقة الأعلى المرغوب. فإذا قرر المدقق أن معدل الخطأ المتوقع في المجتمع هو ،2 %، وان المدقق يقبل بحدود للخطأ مقدارها + ــ %1 من المتوقع، يعني 2% + ــ1%. وقد يعبر عن هذا المدى على شكل قيم مالية. وقد يحدد المدقق الانحراف المقبول بأن يقدر مثلاً قيمة فواتير البيع الممكن تعرضها للانحراف بدون أن يكون لها تأثير مادي على إجمالي المبيعات ثم يقوم بتحويلها إلى نسبة. مثلا اذا كان اجمال المبيعات 1000000 دينار، وأن المدقق يعتقد أن 10000 دينار من فواتير المبيعات يمكن تعرضها للانحراف دون أن يكون لها تأثير مادي، فإن معدل الانحراف المقبول هو 1000000/10000 = 1%.

ــ معدل الانحراف المتوقع في المجتمع (أو معدل الخطأ المتوقع) ويقدر المدقق ذلك بناءً على خبرة المدقق السابقة ويمكن أن يعدل تقديراته التي قام بتحديدها في السنوات السابقة. وهذا لا يتناقض مع معدل الانحراف المقبول، فقد يكون معدل الانحراف المقبول أعلى أو أقل من المتوقع، وهناك علاقة طردية بين معدل الانحراف المتوقع وحجم العينة.

4- تحديد حجم العينة: يتحدد حجم العينة بناءً على العوامل المذكورة في الفقرة السابقة وهي مستوى الدقة المطلوب (معدل الانحراف المقبول) ومستوى الثقة أو المخاطر والمعدل المتوقع للانحراف وذلك باستخدام الجداول.

وفيما يلي بيان كيفية استخدام الجداول في تحديد حجم العينة:

1- يقوم المدقق بتحديد مخاطر تقييم مخاطر الرقابة بشكل منخفض جداً وبالتالي اختيار صفحة الجدول التي تتعلق بهذا التقدير، حيث تبين الجداول اللاحقة هذه المخاطر عند مستوى 5% وعند مستوى 10%.

2- يحدد المدقق معدل التحريف المقبول كما تمت الاشارة اليه أعلاه، وتبين الجداول هذا المعدل بمدى يتراوح بين 2-15.

3- يحدد المدقق معدل التحريف المتوقع في المجتمع كما تم بيانه سابقاً.

4- بعد تحديد هذه العوامل الثلاثة يقوم المدقق باستخدام الجدول المناسب والذي يبين حجم العينة بناء على هذه العوامل الجداول (10-1 و 10-2).

5- ينبغي الملاحظة أن المواقع الخالية من الأرقام في الجدول تشير إلى أن حجم العينة يصبح كبير بشكل غير مبرر.