لتسهيل الأمور على الزائرين وإرشادهم إلى الأماكن الخدمية والمنشآت الصحية ومركز المفقودين وكذلك تجنب مضايقتهم لطريق السابلة عندما ينامون فيها، ولتنظيم حركتم في المناطق المحيطة بالعتبة, فقد شرع قسم الشؤون الخدمية في العتبة العباسية المقدسة بتوجيه منتسبيه مع بعض المتطوعين للقسم لتلبية هذه الاحتياجات. 
هذا ما تحدث به رئيس القسم المذكور الحاج خليل مهدي محمد وأضاف " لقد أطلق عليهم أسم الكشافة, وهم يرتدون وشاح العتبة المقدسة وقد قسموا إلى سبعة مجاميع، واحدة في باب القبلة ومجموعتين في منطقة مابين الحرمين، ومجموعتين في باب بغداد وأخرى في باب الفرات، حيث يبلغ عددهم في كل وجبة من 150 الى 200 شخص, حفاظاً على سير وانسيابية الزيارة المليونية" .
وعن حل إشكاليات المفقودين والتي تحصل في أيام الزيارة المليونية المتكررة لكربلاء ومن ضمنها هذه الزيارة فقد بين الحاج خليل " تم تهيئة ثلاث مراكز متطورة للمفقودين, وقد أشادت بها الحكومة المحلية لمحافظة كربلاء المقدسة, لما لها من فوائد جمة في تسهيل لم شمل التائهين مع ذويهم". 
وأضاف "يقع مركز المفقودين الأول عند باب العلقمي وجُهز بمكان خاص للأطفال يحتوي على الألعاب وجميع مستلزمات مبيتهم، وكذلك مكان خاص للنساء، والمركز الثاني يقع في باب القبلة، والثالث يقع خارج المدينة في مضيف العتبة العباسية المقدسة على طريق كربلاء المقدسة – النجف الأشرف، وتم ربطها عن طريق خدمة الانترانيت (شبكة الاتصال المحلية) حيث يتم إدخال بيانات الشخص المفقود والموجود في أحد المراكز المذكورة مع صورة شخصية له لتسهيل عملية إيجادهم والتعرف عليهم عندما يرى ذووه صورته في أي مركز , وتم تنسيق وربط هذه المراكز مع مركز المفقودين في العتبة الحسينية المقدسة ومركز مفقودين منطقة مابين الحرمين بنفس المنظومة". 
يذكر أن تواجد الزائرين خلال أربعينية العام الماضي 1431هـ وخلال 20 يوماً بلغ أكثر من 15 مليون زائر، من العراق ومن أكثر من55 بلد في العالم، وهو حدث يُعد الأكبر فيه من عدة جوانب، من حيث عدد المتواجدين في هذه المدة القصيرة، ومن حيث حجم الخدمة المجانية المقدمة من قبل العراقيين البسطاء لجميع هؤلاء الزائرين، من الطعام والمبيت والكماليات الأخرى والعلاج وغيره، فضلاً عن إن تواجد هذه الجموع المليونية إنما يكون من خلال المشي من مسافات كبيرة تصل لمئات الكيلومترات، وغير ذلك من الأمور التي تنفرد بها كربلاء عن سواها من مدن العالم.