1. الجدولة الزمنية

غالباً ما يملك كـل مـن مالك المشروع والمهندس المشرف والمقاول شكلاً من أشكال الخطط لتنفيذ المشروع منذ بدايته ، حيث تتضمن هذه الخطط العديد من المكونات المختلفة مثل عـدد العمال ، أنـواع الأعمال المختلفة والمقاولين الثانويين المحتملين، الجوانب المادية للمشروع التي تؤثر على تسلسل العمل، توفر المواد، والزمن اللازم لإنجاز مهام المشروع المختلفة. يمكن أن تطـول هـذه اللائحة التي تتضمن محتويات الخطة ، إلا أن المبدأ هو وجوب أخذ جميع المكونات المتعلقة بتنفيذ المشروع بالاعتبار خلال مرحلة التخطيط .

إن الجدولة الزمنية للمشروع هي عبارة عن تمثيل كتابي أو تخطيطي (رسومي) لخطة المقاول مـن أجـل تنفيذ المشروع من حيث مكونات الزمن وتسلسل الأعمال. تحدد الخطة مكونات العمل الرئيسية (الأنشطة) التي تصف التسلسل (المنطق) الذي سيتم من خلاله تنفيذ تلك المكونات لإنجاز المشروع. تصور الجدولة الزمنية للمشروع بشكل مرئي الأزمنة الخاصة بمكونات العمل الرئيسية لإظهار كيف ومتى سيقوم المقاول بتنفيذ المشروع.

يجب أن تحتوي الجدولة الزمنية على جميع مكونات المشروع (الأنشطة) المتتابعة بترتيب منطقـي مـن بدايته حتى نهايته. بالإضافة لذلك، يجب أن تعرف الجدولة الزمنية الفترات الزمنية المحددة (المـدد) مـن أجـل كـل نشاط ضمنها، وبالتالي يتم تحديـد مـدة المشروع الكلية من خلال تتابع وتجميع أزمنة الأنشطة. يختلف مستوى التفصيل الظاهر في الجدولة الزمنية باختلاف مجموعة من العوامل التي تتضمن نوع الجدولة الزمنية المستخدمة ، متطلبات العقد، طبيعة العمل، خبرات المقاول، إلخ...

يجب عرض الجدولة الزمنية بطريقة توضح فيها مهام التنفيذ التي يجب إنجازها، الزمن المخصص لكل منها، وتتابعها.

2. الهدف من الجدولة الزمنية

إن الهدف من الجدولة الزمنية هو تقدير الزمن اللازم لتنفيذ المشروع. فهي أداة قيمة تُستخدم للتحكم بالمشروع وإدارته بشكل فعال من قبل المدراء الناجحين. وكما ذكرنا سابقاً، يجب أن تحتوي الجدولة الزمنية على جميع مكونات المشروع، بالإضافة لكونها الوثيقة الأولى في سجل المشروع التي تقـدم صورة مفصلة عن التتابع التخطيطي لتنفيذ العمل ضمن المشروع. إذا طـور المقاول الجدولة الزمنية بشكل صحيح وحدثها خلال تنفيذ المشروع، عندها تستخدم لتقديم صورة مرحلية عن العمل الذي ينفذه المقاول حتى تلك اللحظة، وما سينفذه من أعمال حتى نهاية المشروع، فهي تتغير خلال زمـن المشروع. إذا استخدمت الجدولة الزمنية كأداة تحكم بالمشروع بشكل صحيح ، فإنها ستصف خطة تنفيذ الأطراف المرتبطة بالمشروع، وتسمح للإدارة بالتحكم بالعمل وقياسه، وتقديم المعلومات الهامة لتلك الأطراف لتمكينهم من اتخاذ القرارات المناسبة مرحلياً.

1.2. وصف خطة العمل والتواصل من خلالها بشكل فعال

يستخدم المقاول الناجح الجدولة الزمنية لوصف خطة العمل والتواصل من خلالها بينه وبين المقاولين الثانويين من جهة وبينه وبين باقي الأطراف ذات الصلة المرتبطة بالمشروع من جهة أخرى. يجب تطـوير خطة العمل بشكل متعاون بين المقاول الرئيسي والمقاولين الثانويين المرتبطين به. إن إدخال المقاولين الثانويين في عملية تطوير خطة المشروع أو الجدولة الزمنية سوف يسهل بشكل كبير مـن قبـولهم لتلك الخطة التي ساهموا بوضعها من خلال إدخال طريقتهم في العمل ضمنها. بالإضافة لذلك ، فإن إدخال الوسائل والمنهجيات الخاصة بالمقاولين الثانويين سيزيد من صلاحية استخدام الجدولة الزمنية كأداة دقيقة لوصف التتابع التخطيطي للعمل.

عندما يتوصل المقاول الرئيسي إلى الجدولة الزمنية للمشروع والتي يعتبرها التمثيل الصحيح لخطة العمل، عندها يتوجب عليـه تقديمها إلى مالك المشروع لإعلامـه عـن مواعيد تنفيذ التزاماتـه ضـمن المشروع، لاسيما المهام التي تستوجب مراجعة وتصـديـق مـن قبـل المالك مثل المخططات التنفيذية والمراسلات والتفتيش عن الأعمال المنتهية. إن إيصال خطة العمل بشكل فعال إلى جميع الأطراف ذات الصلة المرتبطة بالمشروع ليس فقـط هـو تطبيق صحيح لإدارة المشاريع ، وإنمـا هـو تـرويج لثقافة التعاون والتشارك.

بالإضافة لما سبق، فإن تحديث الجدولة الزمنية بشكل صحيح هو توثيق للتغييرات التي قام بها المقاول لإنجاز المشروع. إن المقاول ومالك المشروع الناجحين يعلمـون هـذا ، فخلال تقدم المشروع يمكـن أن يصادفوا مشاكل أو قضايا غير متوقعة ، وكرد عليها، يحتاج المقاول إلى تعديل جزء من خطة العمل مثل تتابع الأعمال أو حجم العمالة أو ساعات التشغيل. يجب تحديث الجدولة الزمنية بشكل دوري لتعكس التغييرات الحالية التي طرأت على خطة تنفيذ المقاول. تُعطي تلك التحديثات صـورة واقعية لخطة تنفيذ المقاول مع التغييرات التي طرأت عليها خلال مختلف مراحل المشروع.

2.2. التحكم بالعمل وقياسه

إن الجدولة الزمنية المحدثة دورياً بشكل صحيح خلال حياة المشروع تسمح لكـل مـن المقاول الرئيسي ومالك المشروع بتتبع وقياس تقدم المشروع بشكل دقيق ، والتحكم بالعمل المنفذ وقياسه على مختلف المستويات. إذا أشرك المقاول الرئيسي المقاولين الثانويين المرتبطين به في عملية التخطيط ، عندها يكـون في موقع أفضـل لتتبع التنفيذ وإجبارهم على اتباع تسلسل الأعمال ومـددها الزمنية المتفق عليهـا والموصوفة ضمن الجدولة الزمنية. كما يستخدم مالك المشروع الجدولة الزمنية لتتبع تقدم المقاول وإبقاء الأطراف ذات الصلة على علم بحالة المشروع.

3.2. اتخاذ القرارات في الوقت المناسب

بالإضافة إلى تتبع وقياس تقدم المشروع، فإن الحفاظ على الجدولة الزمنية بشكل صحيح يسمح أيضاً للأطراف ذات الصلة المرتبطة بالمشروع بتحديد القضايا غير المتوقعة والتعامل معها كلما ظهرت. فإذا ظهرت أية مشكلة من شأنها أن تؤخر بعض أجزاء المشروع ، عندها يمكن للأطراف ذات الصلة استخدام الجدولة الزمنية كأداة لتوقع تأثير هذا التأخير على إنجاز كامل المشروع، وبالتالي يمكن أن يتخذوا مجموعة من الأفعال في الوقت المناسب للتعامل مع تلك المشكلة، مثل تسريع العمل أو حذف أجزاء منه. هذه القابلية على توقع المشكلة التي ستؤخر المشروع والتعامل معها قبل حدوثها، هي بلا شك من أكثر الصفات القيمة للجدولة الزمنية. يرى معظـم مـدراء المشاريع المشاكل ويتعاملوا معها عند حدوثها، بينما يتوقع مدراء المشاريع ذوي الخبرة كيفيـة تـأثير مشاكل اليوم على المشروع في المستقبل. بالاعتماد على الجدولة الزمنية كأداة للتخطيط والإدارة، يقـوم مـدراء المشاريع بالتحكم بمشاريعهم وإدارتها بشكل أكثر تنافسي وموثوقية.