القسم الثالث : رقابة تنفيذ الموازنة المصرفية الشاملة

تحتل رقابة الموازنة أهمية كبيرة إنطلاقاً من مقولة مفادها أن لا جدوى من خطة لا يراقب تنفيذها ولا رقابة ممكنة قبل أن تكون هناك خطة وضعت مسبقاً. فالميزانية  العمومية التقديرية هي خطة مالية ولا بد إذن من قيام إدارة المصرف برقابة تنفيذها دورياً وكذلك بشكل إستثنائي (أو) مفاجئ لغرض التأكد من حسن تطبيقها.

اولاً) طبيعة رقابة الموازنة وخطواتها الرئيسة، في إطارها التنظيمي والإنساني:

أ) طبيعة الرقابة 

ما أن يجري تطبيق الموازنة حتى يظهر العديد من الظروف والمتغيرات التي تؤدي ببعض فقراتها وأنشطتها سواء في الفرع أو المركز الرئيس للمصرف إلى الإنحراف عن المسار المستهدف. من هنا تأتي أهمية الرقابة بإعتبارها الوسيلة أو الوظيفة الإدارية التي تساعد إدارة المصرف في الكشف عن الإنحرافات وتصحيحها، بقدر المستطاع، إلى جانب إتخاذ ما يلزم من إجراءات وتدابير لمنع أو تفادي أو تقليل الإبتعادات أو الإنحرافات والأخطاء في المستقبل.

فالرقابة إذن هي مقارنة الأداء الفعلي بالمستهدف وتحديد الإنحرافات بينهما والبحث في مسبباتها على صعيد العوامل والإدارات التنظيمية والمسؤولين ثم إتخاذ القرارات اللازمة لتعديل الأداء لكي يتوافق مع المستهدف في الموازنة، أو حتى لتعديل بعض فقرات الموازنة إن لزم الأمر ذلك و/ أو التعديلين معاً (في الأداء والموازنة) في إطار تكييف المصرف للعمل ضمن المستحدث الداخلية والخارجية.

ولا يصح أن تمارس الرقابة بعد الإنتهاء من تنفيذ كل المهمات ولكل مدة الموازنة، أذ من الضروري أن تتم الرقابة في نقاط محددة من التنفيذ وفي توقيتات زمنية دورية تحدد مقدماً ذلك لأنه لو تركت الرقابة إلى ما بعد إكتمال التنفيذ فإن الإنحراف أو الخطأ سيكون قد استفحل وربما سيكون من الصعب تصحيح الإنحراف أو المسار. فالرقابة هي عملية مستمرة مهمتها التأكد من أن ما تحقق أو ما سيتحقق هو مطابق للمستهدف أوالموازنة.

وتمثل البيانات الواردة عن تنفيذ الموازنة تغذية عكسية أو راجعة (Feedback) من الفروع وإدارات المصرف إلى إدارته المركزية توضح مستويات الأداء وعقباته أو مشكلاته ومقترحات معالجتها وتنبيه إدارة المصرف إلى ضرورة إتخاذ الإجراءات التصحيحية. وعليه فإن من أهم وظائف مراقبة تنفيذ الموازنة ما يأتي:

(1) الوقوف على المشكلات والعقبات التي تعترض إنسياب العمل التنفيذي بقصد تذليلها.

(2) إكتشاف الأخطاء والانحرافات فور وقوعها أو وهي في سبيل الوقع لكي تعالج فوراً، أو يتخذ ما يلزم لمنع حدوثها.

(3) التأكد من أن العمليات المصرفية تؤدي وفقاً للأصول المقررة لها ثم تقويم المعوج منها والتثبت من أن القواعد المقررة مطبقة على وجهها الصحيح.

(4) المحافظة على حقوق الأطراف ذات المصلحة في حسن أداء الخدمات المصرفية (المالكين، الجمهور، مجلس الإدارة العاملين .....)

(5) تقييم المدراء للتأكد من كفايتهم وحسن تصرفهم.

(6) التأكد من حسن الإنسجام والتنسيق بين إدارات المصرف وسيرها جميعاً في إتجاه الهدف الواحد ووفقاً للسياسات المقررة لها.

(7) التأكد من تطبيق التشريعات والتعليمات.

ب ) الشروط الواجب توافرها في نظام رقابة الموازنة :

لكي تتم الرقابة على الوجه الصحيح لا بد من توافر مجموعة من الشروط، يمكن إيجاز أهمها يأتي:

(1) الإتفاق مع طبيعة النشاط ، الذي تتم الرقابة عليه أي بحسب طبيعة المنتجات والخدمات المصرفية التي يجري إنتاجها وتقديمها.  

(2) السرعة، في كشف الإنحرافات فكلما كان النظام الرقابي قادراً على تحقيق السرعة في إكتشاف الإنحرافات، كلما كان أكثر فاعلية وكفاية في تمكين الإدارة من معالجتها ويمتاز بإدخال نظم وتكنولوجيا المعلومات الحديثة التي مكنتة من تحقيق مبدأ السرعة المطلوبة.

(3) المرونة، بحيث يظل نظام الرقابة محتفظاً بفاعليته لمواجهة المتغيرات والمستجدات غير المتوقعة (واستخدام الموازنة المرنة يساعد في ذلك) .

(4) التوافق مع الهيكل التنظيمي للمصرف، فالتنظيم هو الأساس الذي تمارس من خلاله عملية رقابة الموازنة، وينعكس ذلك في رقابة أداء الفروع والادارات المتخصصة وكذلك مراكز محاسبة المسؤولية (مثلاً، مراكز الربح والتكلفة).

(5) الإقتصاد في التكلفة، إذ لا ينبغي للرقابة أن تؤدي إلى زيادة التكلفة لأكثر مما هو مقرر وإلا صارت في حد ذاتها إنحرافاً عن الخطة، وهذا يتطلب تحقيق التوازن بين تكلفة المراقبة والمنفعة منها.

(6) الوضوح وسهولة الفهم من قبل المسؤولين عن تنفيذها الذي لا بد أن ينالوا التدريب اللازم لتمكينهم من فهم معنى ومغزى مؤثرات رقابة التنفيذ.

(7) إمكانية تصحيح الأخطاء، لأن هدف الرقابة هو تصحيح الخلل أو الإنحراف وهذا يتطلب أن تقترن الرقابة مع الأسباب التي أدت لحصول الإنحراف والمقترحات لحل المشكلات وتصحيح الأداء.

ج ) الخطوات الرئيسة في الرقابة

تتضمن العملية الرقابية الخطوات الرئيسة الآتية :

(1) وضع المعايير الرقابية

المعايير الرقابية ومنها، مثلاً، التكاليف المعيارية، هي مقاييس أو أنماط تستخدم لقياس الأداء الفعلي أو المتوقع. وهي مستمدة أصلاً من الموازنة وتتيح لإدارة المصرف إمكانية قياس الأداء الفعلي بالمستهدف بإستمرار والمعايير الرقابية أنواع منها معايير كمية (مبالغ) أو نوعية (مستوى الخدمة المصرفية المقدمة للجمهور) أو زمنية (الوقت اللازم لإنجاز الخدمات أو المهمات المطلوبة لأدائها) أو مالية (مؤشرات مالية عن الأداء)، تأخذ شكل الربح والخسارة من العمليات أو الأنظمة المصرفية، بعد فرز كل عملية ومحاولة عزل كلفها وإيراداتها ودخلها الصافي.   

(2) قياس الأداء ومقارنته بالمعايير: 

لغرض إنجاز مهمة مراقبة تنفيذ الموازنة، فإنه لا بد من توافر أساليب لقياس الأداء المصرفي (مقاييس)، كمياً ونوعياً، ثم مقارنة النتائج المتحققة بالمعايير من خلال المقاييس الموضوعة مسبقاً، للوقوف على مقدار و إتجاه الإنحرافات الحاصلة (موجبة وسالبة ). فالإنحرافات الموجبة في مجال حساب صافي الدخل، مثلا تعني الزيادة عما هو مستهدف في جانب الإيرادات والإنخفاض في جانب المصروفات. أما الإنحرافات السالبة فتعني الإنخفاض في الإيرادات والزيادة في المصروفات عما هو مستهدف.

(3) تصحيح الإنحرافات:

تصحيح الإنحرافات ومعالجتها خطوة أساسية مهمة في عملية الرقابة لأنه بدونها لا تكون الرقابة متمتعة بالكفاية والفاعلية. فظهور الإنحرافات (الموجبة والسالبة) يعني أن الأداء الفعلي قد إنحرف عن المستهدف بالموازنة وأن ثمة تطورات (إيجابية وسلبية) ينبغي الاستفادة منها أو معالجة آثارها السلبية تبعاً لصيغة كل تطور وتتم عملية التصحيح بمرحلتين هما : مرحلة الإبلاغ عن الإنحراف إلى الجهة المسؤولة عن إتخاذ القرارات، ومرحلة علاج الإنحراف وذلك بالبحث عن وسائل المعالجة في ضوء تشخيص المسببات.

د) أنواع رقابة تنفيذ الموازنة :

هناك أنواع عديدة من المراقبة على الموازنة يمكن طرحها أهمها فيما يأتي :

(1) الرقابة القبلية (المانعة، الوقائية ،السابقة ،المعاصرة) والرقابة البعدية (العلاجية ،اللاحقة، التقليدية).

فالأولى هي التي تتم قبل التنفيذ ومهمتها منع وقوع الأخطاء والوقاية من الإنحراف منذ البداية وذلك على أساس توقع حصول الإنحراف ومعالجته قبل وقوعه بالفعل أثناء تنفيذ الموازنة. أما الثانية فتتم بعد إكتمال التنفيذ أو بعد إنجاز كل مرحلة من مراحله وذلك عن طريق متابعة العمليات وحصرها ومقارنتها بالمعايير الموضوعة وإكتشاف الأخطاء بعد وقوعها والعمل على تفادي تكرارها. أما الرقابة التخطيطية فهي التي تتم خلال مدة دورية ومؤشرات موضوعية تراقب في نقاط إستراتيجية من سير العمليات وتتكثف صعوداً إلى أعلى المستويات في الهيكل التنظيمي وتفصح عن الإبتعادات دورياً.

(2) الرقابة العامة والرقابة المتخصصة :

فالأولى تتم بمؤشرات إجمالية (مثلاً) نسبة العائد من مجموع الأموال القابلة للإستثمار (أو من مجموع الموجودات) ومن حقوق الملكية .. وفي حين الرقابة المتخصصة تنصب على نشاط أو عملية معينة وتكون مؤشراتها بالتالي نابعة عن خصوصياتها.

(3) الرقابة الداخلية والخارجية

الرقابة الداخلية والخارجية هي مسألة نسبية، فالإدارة العامة تراقب الفرع كرقيب خارجي قياساً برقابة مدير الفرع على حسن تنفيذ موازنة الفرع . ورقابة المصرف المركزي على المصرف التجاري تعد خارجية قياساً برقابة إدارة المصرف على مجمل عملياته .وهكذا. ولكن الغالب هو ان تكون انواع الرقابة داخل المصرف "داخلية"، وإذا أتت من خارجه فهي "خارجية"

هـ ) الجوانب الإنسانية في رقابة تنفيذ الموازنة

يتحدد نجاح أي نظام للرقابة، أولا، على قدرته في إحداث التغيير المطلوب في أداء الادارات والفروع أو الأفراد في المصرف. غير أنه في الكثير من الأحيان يعارض الأفراد أنظمة الرقابة الرسمية في المصرف لأسباب كثيرة منها :

(1) تميل إجراءات الرقابة إلى إختلال صورة الفرد عن ذاته بمعنى أن تقاريرها غالباً ما تركز على إبراز النقاط السيئة في أداء الفرد لعمله. ومن المعروف أن الأفراد يميلون إلى الإبتعاد عن الإرتباطات والمواقف غير السارة.

(2) تحتاج أهداف نظام الرقابة إلى أن تحظى بقبول الفرد لها كقيم أساسية للعمل، حتى يتقبل الفرد ضرورة البحث والتقصي وبالتالي تصحيح نقاط ضعفه.

(3) قد يميل الفرد إلى الشعور بأن نمط الأداء المتوقع منه عال أكثر مما يجب مما يؤدي إلى ازدياد المعارضة لنظام الرقابة غير أنه لو وضعت معايير الأداء وشرحت له أبعادها فإن معارضة لها قد تنخفض.

(4) قد ينظر الفرد إلى المعايير على أنها غير مرتبطة بعمله أو أنها مقاييس غير متكاملة لقياس نجاحه في تحقيق ما حدد له من مهمات.

(5) قد لا يعترض الفرد على أنظمة الرقابة ولكن على إعطاء صلاحياتها لمجموعة معينة من الأفراد داخل المصرف.

(6) يميل الفرد إلى تخفيف معارضته لنتائج الرقابة التي يجريها عليه دورياً رئيسه المباشر قياساً بنتائج الرقابة الخارجية.

(7) في الجماعات الصغيرة غالباً ما ينظر الفرد إلى زملاء العمل على أنهم أحد المصادر المهمة في تقييم أدائه دورياً. وهكذا فلو توافقت معايير الرقابة الرسمية مع معايير رقابة الجماعة الصغيرة (غير الرسمية) لازداد قبول الفرد لها والعكس .