عندما يحاول المديرون في المنظمات والمؤسسات المختلفة تحسين اتصالاتهم مع الآخرين، الموجودين تحت مسؤوليتهم أو يعملون معهم، فإن هذا الأمر يتطلب منهم إنجاز مهتمين، على درجة من الأهمية في العملية الاتصالية ونجاحها، واحداث التفاعل والتغير منها، وهاتين المهمتين هما:

1- عندما يقوم المسؤولون بعملية الإرسال يجب عليهم تحسين صياغة رسالتهم التي ترسل إلى  المستقبلين العاملين معهم، والمقصود هنا هو تحسين صياغة البيانات التي يرغبون في نقلها، بحيث تكون خالية وبعيدة عن الغموض، والفهم على وجهين أو أكثر أو أن تكون غامضة ومكتوبة بصورة غير مفهومة بتاتا، أو أن تكون لغوية ومرسلة إلى أميين.

2- عندما يستقبل المسؤولون الرسائل من العاملين أو المرؤوسين، أي في حالة الاتصال من أسفل إلى أعلى، يجب على المسؤولين العمل على تحسين فهمهم لما يحاول هؤلاء المرؤوسين أو الآخرون بشكل عام القيام بتوصيله إليهم، كأن يستمعون عن قرب لما يوجه إليهم مع إعطاء الوقت الكافي لذلك.

ما ذكر يعني القيام بتحسن عمليتي الترميز (صياغة الرسالة) وفك الرموز (فهم الرسالة من قبل المستقبلين)، اللتين يقومون بها، وهذا يعني أنه لا يكفي فهم الآخرين لهم (أي فهم العاملين المديرين) بل يجب على هؤلاء المديرين أيضا فهم الآخرين والاستماع إليهم عن قرب.

‏ـ لكي تتحقق هاتين المهمتين لا ‏بد من اتباع بعض الأساليب المساعدة كالآتية:

ـ المتابعة  Follow up

هذا الجانب يفترض حدوث سوء الفهم من جانب المرؤوسين عندما ترسل إليهم الرسائل الخاصة أو العامة من قبل المسؤولين، وسوء الفهم من الممكن أن يؤدي إلى حدوث نتائج عكسية، لما هو متوقع من الرسائل المرسلة، لذا يجب أن تحاول تحديد ومعرفة ما إذا كان المعنى المقصود هو الذي وصل فعلا، وهذا يعني على المسؤولين القيام في متابعة ما يصدر منهم من رسائل أو بيانات وعدم الاكتفاء بمجرد الارسال.

‏ـ الاستفادة من التغذية العكسية Feed back :

التغذية العكسية تعتبر عنصراً هاما جدا في عملية الاتصالات ذات الاتجاهين، أي التي لها طرفين للاتصال في الوقت نفسه ، مثل عملية الاتصال التربوية التعليمية داخل غرفة الصف، فهي توفر قناة لاستجابة المستقبل التي تمكن المصدر أو المرسل من معرفة وتحديد ما إذا كانت رسالته قد وصلت وأحدثت الاستجابة المقصودة، أي أن المرسل استطاع أن يوصل ما أراد أن يوصله إلى الآخرين، وأدى ذلك إلى استجابة المستقبلين الاستجابة المطلوبة أو المتوقعة.

‏والتغذية العكسية تكون ممكنة في الاتصالات المباشرة (وجها لوجه)، والتي يعطي المستقبل رده على ما وصل إليه، إن كان فهمه أم لا في نفس اللحظة، أما في الاتصالات إلى اسفل أي من المسؤولين إلى المرؤوسين، فغالبا ما تحدث عدم الدقة بسبب الفرصة غير الكافية لحدوث التغذية العكسية من المستقبلين، أي أن المستقبلين لا يستطيعون رد الفعل المناسب لما يصل إليهم من معلومات لوجود الحواجز بينهم وبين المرسل.