دور ومسؤوليات مدير المشروع :Roles And Responsibilities Of The Project Manager

لا يوجد تعريف موحد لمدراء المشاريع كما أن مسؤولياتهم قد تكون مختلفة حسب طبيعة المشروع وحسب موقع العمـل سـواء مع المالك أو المقاول. وهناك تعريف عام لمدير المشروع وهو "التخطيط الكلي للمشروع مع التحكم في نشاطاته

والتنسيق بين أطراف المشروع" ، وذلك من الفكرة الأولى (Inception) للمشروع حتى نهايته (Completion)، بهدف تحقيق احتياجات وطموحات صاحب العمـل (Client)، والتأكد من تكملة العمل في الزمن المحـدد وضمن الميزانية التقديرية للمشروع بأعلى جودة.

ومن بين وظائف مدير المشروع:

• تخطيط المشروع في مراحله المتعددة مع تحديد كامـل نشاطات المشروع وأزمنتها وتكاليفها.

• وضع نظام فعال للاتصالات بين كافة الأطراف في المشروع.

• الإشراف، والتنسيق الكامل بين صاحب المشروع والمقاول.

• ضبط الأداء والجودة.

• تنظيم الهيكل الخاص بالمشروع، وتحديد مسؤوليات كـل فـرد مـن فـريـق العمل، وحجم الأقسام ذات العلاقة.

• برمجة ومراقبة التكاليف.

• تحفيز القوى العاملة، وإيجاد نظام فعال للتحفيز.

• حل المشاكل الفنية، والإدارية التي قد تطرأ أثناء تنفيذ المشروع.

• التعامل مع الأزمات (Crises)، ووضع طرق العلاج.

• ضبط عملية الإنتاج (Productivity) .

• متابعة ومراجعة شروط التعاقد.

• إعـداد التوصيات بتعديل، أو تغيير بعض أهـداف المشروع للمالك في حالة أيـة مستجدات.

• إعداد التقارير الشهرية، والسنوية عن تقدم العمل في المشروع.

هذه المسؤوليات (Responsibilities) الكثيرة، والمختلفة التي تقع على عاتق مدير المشروع لا تعني أنه لا يفوض هذه الأعمال، أو جزءاً منها إلى بعض العاملين في المشروع، لكن التفويض لا يعفي مدير المشروع من تحمل المسؤوليات الرئيسية. إذا لم يقم المفوض بتنفيذ الأعمال التي أوكلت إليه حسب المواصفات الهندسية، وشروط التعاقد، فإن المسؤولية تقع على مدير المشروع، وعليه يجب أن يقوم بمعالجة أي خطأ تم ارتكابه. إن المدير الناجح هو الذي يقوم بترتيب كافة الأمور الإدارية والفنية لتتمكن فرق العمل من تجنب المشاكل وتجنب الأخطار الغير متوقعة.

كما يكون مدير المشروع مسؤولاً عن تنظيم وعرض التقارير عن سير وتقدم العمل وذلك للمالك، وللفريق الإداري للمشروع. هذه المسؤولية لا تعني أن يقوم مدير المشروع بنفسه بتحضير وعرض التقرير مائة في المائة، لكنه يقوم بإعداد رسائل التغطية ويقوم بإرسال التقارير للجهات المختصة، كما أنه يكون أول المتحدثين عن تقدم المشروع ويكون آخر المتحدثين للختام. لا يجب أن يحرج مدير المشروع من بعض الأسئلة الاستفزازية التي قد يوجهها له بعض أفراد الجمهور ولكنه يجب أن يوجه الأسئلة المتخصصة للخبراء كل حسب تخصصه، من غير المتوقع أن يعرف مدير المشروع كل صغيرة وكبيرة عن المشروع بالتفصيل، ولكن يجب أن يكون لديه الموارد التي تعالج جميع التفاصيل سواء أكانت فنية أو إدارية.

من المفترض أني كون لدى مدير المشروع خبرة كافية في فن العلاقات الإنسانية لأن المدير يتعامل في معظم وقته مع بشر وليس آلات؛ لهذا هناك حاجة ماسة لدراسة النواحي الاجتماعية والعلاقات الإنسانية في صناعة الإنشاءات  (Construction Industry) لأن نجاح المشروع يعتمـد أيضـاً عـلى القـوى البشرية المتوفرة لدى مدير المشروع؛ ومن المفيد أن يكون العاملون في المشروع على اطلاع بأهـداف المشروع ووسائل الإنشاء وطرق التقدم حتى يشعر كـل فـرد في المشروع بأنه جزء لا يتجزأ من العائلة الكبيرة (فريق العمل) وأن وجـوده مهـم لتحقيق أهداف المشروع. يجب على مدير المشروع أن يفكر في طريقة تعامله مع الموظفين وكيفية التأقلم والتغيير ليناسب العمل والعاملين.

مهارات اتخاذ القرارات (Decision- Making Skills) من الأمور الهامـة لـدى مدير في أي من الصناعات، ومنها صناعة الإنشاءات حيث يتم اتخاذ القرارات لحـل ومعالجة المشاكل. مـن المعروف أن القرارات السريعة مطلوبة في مواقع الإنشاءات لأن أي تأخير سوف يعمل على تأخير المشروع وزيادة الكلفة، لكن يجـب الحذر حيث إن أي قرار خاطئ سوف يكلف الكثير. يجـب عـلى مـدير المشروع أن يلاحظ أن حل المشاكل والوصول إلى قرار سليم يحتاج إلى بعض الوقت لأنـه يجـب أن تؤخذ عدة أمور فنية وإدارية في الاعتبار. هناك مشكلة شائعة وهـي أن العديد من المدراء يبذلون جهوداً كثيرة في اتخاذ قرارات مرحليـة دون أخـذ بعض القضايا طويلة الأمد؛ لهذا يجب على مدراء المشاريع عمـل موازنة بين القرارات المرحليـة والقرارات طويلة الأمد (Long- Term Decisions).

ومن الوظائف الرئيسية لمدير المشروع التعامل مع المعلومات (Information Handling) حيث يجب أن يكون لديه مهارات جيدة للتعامل مع المعلومات من حيث فهمها جيداً، تصنيفها، توثيقها، تقدير أهميتها وكذلك عرضها بالطرق المناسبة. تعتبر القدرة على نقل وتوزيع المعلومات بشكل واضح ودقيق وطريقة مقبولـة مـن المهام الأساسية في عصرنا الحاضر. من المعروف أن هناك كماً هائلاً من المعلومات يعرض على مدير المشروع وبشكل يفوق قدرته على استيعابها والتعامل معها لأن معظمها يعرض عليه بطريقة غير منظمة ومصنفة مما يؤدي إلى فقدان الكثير من الوقت في تصنيفها وتنظيمها.

المدير الناجح هو الذي يكون محللاً ومخططاً بطريقة نظامية فعالة. مع العلم أن معظم المديريين الحاليين يرغبون في تطبيق نظم الإدارة بوسائل غير رسمية (Informal Methods) .