آراء الجهات المعنية بالتدقيق    

نصت المعايير المهنية وإرشاداتها التطبيقية على ضرورة قيام المدققين الداخليين بالحصول على آراء ومطالعات المسؤولين في الجهات الخاضعة للتدقيق على الملاحظات التي تم تسجيلها من قبل المدققين أثناء تنفيذ المهام لدى هذه الجهات. 

حيث أشار المعيار رقم ٢٤٤٠ وإرشاداته التطبيقية إلى ما يلي:ـ

«على المدققين الداخليين مناقشة الاستنتاجات والتوصيات مع المستويات المناسبة من الإدارة قبل أن يقوم مدير التدقيق الداخلي بإصدار التبليغات النهائية عن مهام التدقيق ويتم ذلك عادة أثناء سير العمل في المهمة أو في اجتماعات تعقد بعد انتهاء المهمة».  كذلك أشارت الإرشادات التطبيقية بأن هناك أسلوب آخر هو تزويد الجهة المدقق عليها بمسودة الملاحظات والطلب منهم بمراجعتها وابداء الرأي.

كذلك أشار الإرشاد التطبيقي للمعيار ٢٤١٠ إلى ما يلي :

«كجزء من مناقشات المدقق الداخلي مع العميل الذي تؤدى له المهمة يعمل المدقق الداخلي على الحصول على الموافقة على نتائج المهمة وعلى أي خطة عمل لازمة لتحسين الأعمال ، وإذا اختلف المدقق الداخلي والعميل على نتائج المهمة يجب أن تبين التبليغات الخاصة بالمهمة موقف الطرفين وأسباب عدم الاتفاق». كذلك أشار نفس التطبيق إلى ما يلي :

«يمكن أن يشتمل التبليغ عن المهمة تعليقات العمل الكتابية كملحق مرفق بالتقرير المتعلق بالمهمة أو قد يضاف ضمن متن التقرير نفسه أو في الخطاب الذي يرفق به التقرير».

أما أسلوب الحصول على آراء الجهات المدقق عليها سوف يتم استعراضه وفقاً لما يلي:-

أولاً: المناقشة أثناء تنفيذ المهمة وقبل تثبيت الملاحظة :  

من المفيد جداً أن يقوم المدقق الداخلي بمناقشة الملاحظات المكتشفة مع الموظفين والمسؤولين المعنيين أثناء تنفيذ المهام، وهذا يساعد في تحقيق أهداف المهمة بشكل أفضل، وكذلك يزيد من التعاون بين المدققين والموظفين في الجهات الخاضعة للتدقيق، وكذلك تختصر إجراءات كثيرة يقوم بها المدققون ، فمثلاً قد يقوم المدقق بتسجيل ملاحظة تمثل تجاوز لصلاحية المدير في جانب المصاريف مثلاً، عند مناقشة المسؤول يمكن أن يبرز وثيقة تثبت المصادقة على إجرائه من قبل الإدارة العليا أو المفوض بالموافقة، أو يمكن أن يتم تسجيل ملاحظة خاصة بنقص توثيق لجانب معين ، يمكن خلال النقاش تزويد المدقق بهذه الوثيقة وبالتالي لا يوجد ملاحظة.   

هذا من ناحية ومن ناحية أخرى يصبح الموظف أو المسؤول في الجهة الخاضعة للتدقيق على فهم للملاحظة التي تم إثباتها مما يسهل إثبات رأيه على ملاحظات التقرير بشكل رسمي عند الانتهاء من عمليات التدقيق.

ولمناقشة الملاحظات أثناء تنفيذ المهام مزايا عديدة منها :ـ   

ـ رفع مستوى كفاءة الأداء في مهمة التدقيق.  

ـ زيادة درجة التعاون بين المدققين الداخليين والجهات الخاضعة للتدقيق وتوطيد أواصر العلاقة بينهم.

ـ قيام الجهة الخاضعة للتدقيق باتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة للملاحظات التي تستوجب الإجراء خاصة الفورية منها.

ـ يصبح هناك تفاهم متبادل بين المدققين والموظفين في الجهات الخاضعة للتدقيق مما يزيد من دقة الملاحظات ووضوحها.

ـ يتيح فرصة لتوعية الموظفين في مراكز العمل بإجراءات التعامل مع الضوابط الرقابية.

ـ قد تقود المناقشة إلى تزويد المدققين بمعلومات تساعدهم في تنفيذ المهمة.  

ثانياً: الحصول على الرد النهائي من الجهة الخاضعة للتدقيق :      

يجب على المدققين الداخليين الحصول على الرد النهائي من مسؤول مركز العمل الخاضع للتدقيق موثقاً، وفيما يلي أهم الأساليب المستخدمة عالمياً للحصول على الرد  الموثق من مسؤولي مراكز العمل الخاضعة للتدقيق: ـ  

أ ـ الحصول على الرد من خلال مسودة التقرير : 

وتتلخص هذه الطريقة بقيام فريق التدقيق وبعد مناقشة الملاحظات أولاً بأول كما سبق بيانه سابقاً وبعد انتهاء المهمة وتثبيت الملاحظات ضمن أوراق عمله يتم إعداد مسودة تقرير تتضمن كافة الملاحظات التي تم تسجيلها خلال تنفيذ المهمة وترسل إلى الجهة التي خضعت للتدقيق لإثبات الرد عليها واعادتها إلى إدارة التدقيق الداخلي ليصار بعد الحصول على الردود إلى إصدار التقرير النهائي متضمناً الردود التي تم الحصول عليها.

وفيما يلي أهم الجوانب التي يجب أخذها بالاعتبار عند استخدام هذه الطريقة :

1- يفضل ترتيب اجتماع بين فريق التدقيق والمسؤول في الجهة الخاضعة للتدقيق ومن يراه مناسباً من موظفيه يتم خلال مناقشة الملاحظات التي تم اثباتها قبل إعداد مسودة التقرير.

هذا الاجتماع يساعد المدققين في الحصول على المزيد من المعلومات الإضافية التي يمكن أن تدعم الملاحظات المكتشفة وتقييمها بشكل وافٍ بعد الاطلاع على رأي الجهة المدقق عليها ويساعد في سهولة وسرعة الحصول على الرد من المسؤول في الجهة الخاضعة للتدقيق على مسودة التقرير بحيث يتم فهم هذه الملاحظات من قبل المسؤول وموظفيه ويطلع على توثيقها وهذا يسرع في الرد على مسودة التقرير عند إرسالها له.

وكذلك تقلل هذه المناقشة من الزمن المستغرق في اصدار التقرير النهائي في ظل اطلاع المدير المسؤول في مركز العمل الخاضع للتدقيق على ملاحظات التقرير ومناقشتها وفهمها بحيث يكون على علم مسبق بالملاحظات التي سوف تبلغ له من خلال مسودة التقرير.

2 ـ يتم إرسال مسودة التقرير بكتاب رسمي موقع من مسؤول التدقيق الداخلي أو من يفوضه، ويفضل أن يتم دراسة مسودة التقرير من أحد مسؤولي التدقيق الداخلي قبل إرسالها إلى مركز العمل المعني.

3- في حالة الحصول على الرد على المسودة يتم دراسة الرد من قبل فريق التدقيق الذي قام بتنفيذ المهمة، فإذا كان الرد متوافقاً مع كافة الملاحظات التي احتواها التقرير يتم تصدير التقرير متضمناً الرد.

4 ـ في حالة وجود حالات عدم اتفاق من خلال الردود على ملاحظات فريق التدقيق يتم تقييم الردود غير المتوافقة إذا كانت محدودة وفي جانب محدد يتم المناقشة بها والاتفاق عليها من خلال الإيميل أو الاتصال الهاتفي وتم توثيق ما تم الاتفاق عليه هاتفياً.

أما إذا كانت حالات عدم التوافق كثيرة وفي مجالات متعددة هنا أرى أن يتم الدعوة إلى اجتماع بحضور مسؤولي مركز العمل الخاضع للتدقيق وفريق التدقيق وأحد مسؤولي التدقيق الداخلي ويتم مناقشة حالات عدم التوافق وصولاً إلى توافق نهائي يثبت ضمن محضر اجتماع، وبعد ذلك يتم اصدار التقرير.

5 ـ من أكبر عيوب هذه الطريقة هو إمكانية تأخير إصدار التقارير بسبب تأخر الحصول على الردود، لذلك استخدام هذه الطريقة يتطلب وجود إجراءات مناسبة للتعامل مع حالات التأخر في الرد يكون موافق عليها من الإدارة العليا، ويتم إعلام مراكز العمل بها بشكل مسبق بحيث تضمن عدم تأخير اصدار التقارير، بحيث يجب تحديد فترة زمنية معينة للرد على التقرير كأن تكون أسبوع مثلاً وفي حالة عدم الرد يتم تصعيد الموضوع إلى الإدارة الأعلى وخلال فترة زمنية تحدد أيضاً إذا لم يتم الرد يتم اصدار التقرير بدون ردود ويعتبر مركز العمل في هذه الحالة موافق على كافة ما ورد في التقرير، مع مراعاة الظروف الاستثنائية لحالات محددة بحيث يتم التعامل مع كل حالة حسب خصوصيتها.

6- يتم استلام الرد موثق رسمياً ويحمل توقيع المسؤول في الجهة التي خضعت للتدقيق.

ب ـ الحصول على الرد النهائي اثناء تنفيذ المهمة : 

من خلال هذه الطريقة يتم الحصول على رد المسؤول في مركز العمل الخاضع للتدقيق أولاً بأول في الميدان أثناء تنفيذ المهمة بحيث يقوم المدقق بإثبات الملاحظة ضمن ورقة عمل مخصصة لهذه الغاية تتضمن هذه الورقة ثلاث خانات تثبت الملاحظة في الخانة الأولى.

ويثبت رد المسؤول في الخانة الثانية، أما الخانة الثالثة فهي مخصصة للتعقيب من قبل فريق التدقيق في حالات عدم التوافق أو نقص في الردود.

يفضل أن يقوم فريق التدقيق بإثبات الملاحظات بعد المناقشة المبدئية مع الموظفين ضمن هذه الورقة ثم يتم تسليم أوراق عمل الملاحظات في نهاية كل يوم عمل أو أثناء التنفيذ، ويطلب من المدير أن يقوم بالرد خطياً في الخانة المخصصة له في ورقة العمل بحيث يقوم بتسليمها لفريق التدقيق في نهاية اليوم الثاني، وهكذا باقي الأيام أو يمكن لفريق التدقيق تسليم هذه الأوراق خلال فترة الدوام إذا كان ذلك ملائماً.

بعد قيام المدقق باستلام الردود يقوم بتقييم الردود وفي حالة وجود حالات عدم توافق يتم مناقشة المسؤول فيها إذا كان الرد هو الصحيح يتم إلغاء الملاحظة من أوراق العمل، أما إذا كان الرد غير صحيح وغير مقنع لفريق التدقيق ولم يقتنع المسؤول بتغيير الرد يقوم فريق التدقيق بإثبات رأيه في خانة التعقيب.

وقبل إصدار التقرير النهائي يقوم مدير التدقيق الداخلي أو من يفوضه بدراسة التقارير بتقييم الردود غير المتوافقة واتخاذ الإجراء المناسب بشأنها.

من أهم مزايا هذه الطريقة أنها تختصر فترة إصدار التقرير لاسيما وأن الردود قد تم الحصول عليها أثناء تنفيذ المهمة، وكذلك تفعل إجراءات التصحيح، لأن المسؤولين يقومون في الغالب باتخاذ الإجراءات التصحيحية ويقومون بإثباتها ضمن ردودهم ، وكذلك تساعد المدققين عند صياغة الملاحظة في التقرير النهائي المصدر في تحديد سبب ظهور الملاحظة الذي يقوم المسؤولون في الغالب بالإشارة إليه ضمن ردودهم، إضافة إلى أنها تساعد المدققين في وضع التوصيات المناسبة استناداً إلى هذه الردود والأسباب.