في معظـم طـرق تحليـل التأخيرات ، على المحـلـل اتباع مبـادئ عامـة محـددة خلال التحليل. تختلف الخطوات المحددة في التحليل حسب طبيعة المعلومات المتوفرة. عموماً، يمكن استخدام الطريقة التالية خلال تقييم التأخيرات.

الخطوة الأولى هي تحديد الجدولة الزمنية التخطيطية المقدمة من قبل المقاول. كما يظهر في الشكل (1)، الذي يمثل مخطط شريطي بسيط كمثال.

شكل (1) الجدولة الزمنية التخطيطية.

ولتحديد ما حدث في المشروع فعلياً، يضع المحلل المخطط الفعلي، كما يظهر في الشكل (2)، الذي يمثل المخطط الفعلي لتقدم الأعمال كما حدثت فعلياً في المشروع.

شكل (2) المخطط الفعلي.

حتى هذه اللحظـة مـن التحليل، هناك ميل لمقارنة الجدولة الزمنية التخطيطية مع المخطط الفعلي ومحاولة الوصول إلى نتائج بخصوص الأعمال المتأخرة. تظهر المقارنة بين الجدولة الزمنية التخطيطية والمخطط الفعلي في الشكل (3)، حيث نستنتج أن النشاط D قـد تـأخر مقـدار 25 يـوم ، مـن الـيـوم 35 إلى اليوم 60. فإذا كان هذا النشاط يخص المقاول الثانوي ، عندها نستنتج أن تأخر النشاط D قد تسبب به الوصول المتأخر للمقاول الثانوي ، وهذه النتيجة . خاطئة كلياً.

شكل (3) مقارنة الجدولة الزمنية التخطيطية مع المخطط الفعلي.

عند تحليل التأخيرات ، يجب أن نبدأ من بداية المشروع ونتقدم خلال الزمن. عندما نفعل ذلك ، نكـون قادرين على تحديد كل تأخير كما حدث فعلاً، وتحديث الجدولة الزمنية وفقاً لذلك. لنفعـل ذلـك مـع المعلومات التي لدينا، باستخدام الشكل (4)، حيث نبدأ بالنشاط الأول A ونقارن الجدولة الزمنية التخطيطية للنشاط A مع المعلومات الفعلية، عندها نرى أن هذا النشاط قد بدأ في الوقت المحدد لكنه استغرق في التنفيذ أكثر من الزمن المخطط له. لقد استهلك هذا النشاط 20 يوماً بدلاً من 10 أيام فقط. نستنتج عندئذ أن النشاط A قد تأخر 10 أيام، مما سبب امتداداً لمدته الزمنية.

شكل 4 امتداد المدة الزمنية للنشاط A

الآن وقد حددنا تأخير النشاط الأول ، يجب تحديث الجدولة الزمنية لإدخال تأثير هذا التأخير على باقي الأنشطة التخطيطية. نرى في الشكل (5) النشاط A التخطيطي الأصلي مع الفعلي. عندها نقوم بتحديث البداية التخطيطية للنشاط B لأن بداية هذا النشاط مرتبطة بنهاية النشاط السابق A. لقـد حدثنا بداية النشاط B بسبب تأخير النشاط A. بعد تحديث الجدولة الزمنية التخطيطية بالأداء الفعلي للنشاط A ، ننظر إلى النشاط B لمعرفة تأثيره على نهاية المشروع. كما نرى في الشكل (5)، فإن النشاط B بدأ بعد 5 أيام ممـا كـان مخططاً له بسبب تأخير نهاية النشاط 4، وبالتالي ، حددنا التأخير الثاني، حيث تم تأخير هذا النشاط 5 أيام بسبب تأخر البداية.

شكل 5 تأخر بداية النشاط

نـكـرر هذه العمليـة مـن أجـل كـل نشـاط مـن الأنشطة. لقـد حـدثنا الجدولة الزمنية في الشكل (6) بالاعتماد على تأخيرات الأنشطة السابقة. ويمكننا الآن الانتقال إلى النشاط C لتحديد إذا تعرض لتأخير. كما نرى في الشكل (6)، فقد تأخر هذا النشاط 10 أيام. عندما نرسم المخطط الفعلي بالضبط ، نعلـم أيضاً أن تأخير 10 أيام كان نتيجة فترتين زمنيتين حين توقف تنفيذ العمل في النشاط C.

شكل 6 تعطيل العمل في النشاط C  

آخر خطوة هي مماثلة للخطوات السابقة ، حيث تحدث الجدولة الزمنية مرة أخرى وننظر إلى النشاط D. كما يظهر في الشكل (7)، فإن النشاط D لم يسبب أي تأخير للمشروع. هـذه النتيجة هي مختلفة جدا عن التي استنتجناها في البداية عندما قارنا فقط الجدولة الزمنية التخطيطية المخطط الفعلي.

شكل 7 النشاط D  لم يتأخر

تلخص الاشكال 8 و 9 نتائج التحليل ,

شكل 8 مقارنة الجدولة الزمنية التخطيطية مع المخطط الفعلي

شكل 9 ملخص التأخيرات

يجب استخدام هذه الطريقة التي تبدأ من بداية المشروع في تحليل التأخيرات. إن المخططات الدقيقة للمعلومات الفعلية هي مفيدة جداً عندما ينتقل المحلـل إلى تحديد سبب التأخير أو المسؤولية عـن التأخير. في هذه الحالة ، بمعرفة أن النشاط C قد تمت مقاطعته ، مقابل أنه قد استهلك زمناً أطول فقط ، يمكن مراجعة الوثائق المتوفرة لمعرفة الأسباب وراء توقف العمل خلال تلك الفترة الزمنية.

والخلاصة هناك خمسة أمور أساسية يجب فهمها :

1. البرنامج هو ديناميكي.

2. الاحتياطي أيضاً يجب أن يكون ديناميكي، وأفضل وقت لتقييمه وقياسه هو وقت حصول التأخير.

3. تحليل المسار الحرج هو أساسي لتحديد سبب وتأثير التأخير الضروري لمنح زمن إضافي.

4. مسؤولية المقاول عن تأخيرات متزامنة لا يخفض من الزمن الإضافي الذي يستحقه.

5. مسؤولية المقاول عن تأخيرات متزامنة يخفض الكلفة الإضافية التي يستحقها.