أهداف عملية الرقابة في المشروع Objectives of Project Control

تسعى وظيفة الرقابة على المشروع إلى تحقيق هدفين اثنين وهما الرقابة علـى أهداف المشروع في الوقت والكلفة والمواصفات والرقابة على موجودات المشروع المادية والبشرية والمالية.

1 الرقابة على أهداف المشروع Controlling Project Objectives

ويركز هذا الهدف من أهداف الرقابة على ثلاثة عناصر تشكل بمجموعها أهداف المشروع وهي: الرقابة على الوقت ( جدول المشروع) والرقابة على الكلف موازنة المشروع والرقابة على الأداء (خصائص المشروع) .

1-1الرقابة على الوقت Controlling Time

هناك عوامل كثيرة يمكن أن تؤدي لتأخر التقدم في تنفيذ جدول المشروع وتحتاج إلى رقابة نذكر منها:

• أن بعض الأنشطة التي تتضمن صعوبات فنية (تكنولوجية) تتطلب وقتا أطول لأدائها أو معالجتها من الأنشطة التي لا تواجه هذه النوع من الصعوبات.

• أنّ أوقات الأنشطة التي تتم برمجتها تكون متفائلة Optimistic أكثر من اللازم.

• لدرجة يظهر معها حصول تأخير عند تنفيذ هذه الأنشطة على أرض الواقع.

• أن تسلسل المهام في عمليه الجدولة والبرمجة لم يكن صحيحا مما يؤدى إلى انحراف الأوقات النهائية عن الزمن المخطط لها عند تنفيذها.

• أن تأخر تواجد بعض الموارد مثل المواد الخام أو الأفراد أو المعدات في المشروع عن الوقت المقرر (عندما يتم الحاجة لها) يؤدي إلى حصول تأخير في وقت تنفيذ هذه المهمات .

• أن ع عدم اكتمال الأنشطة السابقة والتي يعتبر اكتمالها شرطا لبدء الأنشطة اللاحقة، يؤدي إلى تأخير بدء الأنشطة اللاحقة .

• أن حصول أوامر تغيير بناء على طلب الزبون يؤدي إلى إعادة العمل، وهذا يعني الحاجة لوقت أطول عن المقرر لإكمال العمل.

• أن التغيير في بعض القوانين والتشريعات واللوائح الحكومية قد يؤثر على وقت إكمال بعض الأنشطة.

2-1 الرقابة على الكلفة Controlling Cost

هناك ايضا كثير من الأمور التي تؤدي إلى رفع كلفة المشروع وتحتاج إلى رقابة ونذكر منها:

• أن تنفيذ بعض الأنشطة التي تتضمن صعوبات فنية (تكنولوجية) يحتاج إلى موارد أكثر حتى يتم معالجتها والسيطرة عليها وهذا الأمر يؤدي إلى رفع كلفة هذه الأنشطة

• أن توسيع مدى العمل في المشروع Project Scope، يؤدي لوجود أنشطة جديدة تحتاج إلى موارد جديدة تؤدي إلى دفع كلف إضافية في المشروع . أن دخول المناقصات والحصول عليها بسعر منخفض بسبب شدة المنافسة يجعل الكلفة مرتفعة مقارنة بالسعر الذي تم تقديمه.

• أن الموازنة المرصودة للمشروع أحيانا تكون غير كافية مما يؤدي لصرف مبالغ إضافية لإكمال المشروع وهذا يؤدي إلى حصول ارتفاع في الكلفة عما هو مقرر مسبقا .

• إن تأخر الإجراءات التصحيحية عن الوقت اللازم لإجرائها يؤدي لدفع ثمن إضافي لمعالجة الأخطاء .

• أن حصول ارتفاع وتضخم في أسعار المدخلات والموارد اللازمة لإنجاز المشروع، يؤدي لرفع الكلفة الإجمالية للمشروع عما خطط له .

3-1 الرقابة على المواصفات Controlling Specifications

هناك عدد من الأمور التي يمكن أن تؤثر على المواصفات النهائية لأنشطة المشروع، وتحتاج إلى رقابة نذكر منها:

• أن بروز مشاكل فنية (تكنولوجية) غير متوقعه أثناء العمل يحتاج إلى جهود أكبر لحلها من أجل أن تظهر الأنشطة حسب المواصفة المطلوبة .

• أن عدم كفاية الموارد الموجودة في المشروع عند الحاجة لها، يؤدي أحيانا لإكمال الأنشطة بمستوى أقل من المواصفة المطلوبة .

• أن ظهور بعض المشاكل المتعلقة بجودة واعتمادية بعض الموارد، يقلل من جودة المواصفات لبعض الأنشطة .

• أنّ طلب الزبون إجراء تعديل على المواصفات يجعل الأنشطة المنتهية أقل من المواصفة المطلوبة .

• أن تعقيد العلاقة بين الوظائف Functions والصراع على الموارد يجعل الحصول على تلك الموارد صعبا، مما يؤثر في إمكانية إنهاء الأنشطة ضمن المواصفات المقررة.

2- الرقابة على موجودات المشروع Controlling Project Assets

والمقصود بالرقابة هنا هو حماية موجودات المشروع بمختلف أنواعها والمحافظة عليها: الموجودات المادية Physical Assets والموارد البشرية Human Resources والموارد المالية Financial Resources .

1-2 الرقابة على الموجودات المادية Controlling Physical Assets

وتشمل الرقابة على صيانة هذه الأصول سواء كانت صيانة وقائية أم صيانة تصحيحية، وتوقيت هذه الصيانة للموجودات أو استبدالها، بالإضافة إلى جودة الصيانة التي تساعد في المحافظة على هذه الموارد بحالة جيدة وتعمل حسب ما هو مخطط له . كما تشمل الرقابة على المخزون سواء كان للماكنات والتجهيزات أم للمواد وقطع الغيار .

2-2 الرقابة على الموارد البشرية Controlling Human Resources

وتشمل حماية الموارد البشرية في المشروع، وصيانة نمو وتطور الأفراد وتدريبهم، وتنمية مهاراتهم وخبراتهم ومراقبة أداءهم عن طريق إيجاد مؤشرات مناسبة لقياس الأداء، حتى تتحقق العدالة في استبعاد واستبقاء العاملين وكذلك في ترقيتهم. وقد أصبحت الموارد البشرية في المنظمات ومنها المشاريع هي أهم الموارد التي تمنح الشركة رأس المال الفكري Intellectual Capital الذي يجعلها تتفوق على منافسيها .

3-2 الرقابة على الموارد المالية Controlling Financial Assets

وتتضمن الرقابة على الموجودات الجارية Current Assets وهي الأصول (الموجودات) التي يتم تدويرها خلال السنة المالية Fiscal Year مثل النقد في الصندوق والذمم المدينة Account Receivable وموجودات المخزن Inventory والاستثمارات قصيرة الأجل Short Term Securities بالإضافة إلى الرقابة على موازنة المشروع وذلك عن طريق مقارنة الميزانية الحقيقية التي صرفت على أرض الواقع بالموازنة المعدة مسبقا ودراسة التقارير المالية: قائمة الدخل التدفقات النقدية، الميزانية العمومية، وقائمة حقوق الملكية للمشروعات وكذلك الرقابة على رأس المال المستثمر في المشروع وقنوات صرفه حتى تتحقق أهداف المشروع .